Haz despegar tu negocio de gestión de alquiler vacacional

Demanda continua y creciente

La demanda de alquileres de corta estancia probablemente seguirá creciendo. La flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar está permitiendo a más personas viajar durante más períodos, aumentando la demanda de alquileres vacacionales.

Diversificación y Personalización de Ofertas

Para destacar en un mercado cada vez más saturado, los propietarios de alquileres vacacionales podrían diversificar sus ofertas y personalizar la experiencia del huésped. Esto podría incluir experiencias únicas, servicios adicionales, y alojamientos especializados en nichos específicos, como retiros de bienestar, estancias temáticas o alojamientos adaptados para el trabajo remoto.

Regulaciones y Legislación

El rápido crecimiento del alquiler vacacional ha llevado a desafíos regulatorios en muchas ciudades y destinos turísticos. Es probable que veamos más regulaciones que busquen equilibrar los beneficios económicos del alquiler vacacional con la protección de las comunidades locales. Las leyes sobre zonificación, impuestos y licencias de alquiler podrían volverse más complejas.

1. Formaciones profesionales

• Cursos Especializados, tanto en línea como presenciales en plataformas de aprendizaje como Udemy, Coursera, y escuelas de negocio que se especializan en hospitality y gestión turística. Pueden cubrir temas desde la operación básica hasta estrategias avanzadas de marketing y gestión financiera en el alquiler vacacional.
• Formación profesional, Grados y Posgrados en Turismo: Para aquellos que buscan una educación más formal y profunda, los grados universitarios o másteres en administración de hospitality, turismo o la formación profesional en gestión de alojamientos turísticos ofrecen una base sólida y amplia sobre la industria.

2. Aprender por cuenta propia

• Autodidacta: Internet está lleno de recursos gratuitos y de pagos, desde blogs especializados, webinars, hasta estudios de caso y guías paso a paso sobre cómo gestionar propiedades turísticas de manera efectiva.
• Práctica directa: No hay mejor maestro que la experiencia. Comenzar con una o pocas propiedades y aprender a través de la práctica diaria permite entender los desafíos y oportunidades del negocio desde una perspectiva real.

Construir una sólida reputación online

• Opiniones y Testimonios: Fomenta a los propietarios actuales a dejar opiniones positivas sobre tus servicios en tu sitio web y redes sociales. Los testimonios y estudios de casos concretos pueden ser muy persuasivos.
• Presencia online, en redes sociales, web y portales de alquiler: Mantén una presencia activa y profesional en plataformas de alquiler vacacional para construir tu marca y credibilidad.

Ofrecer transparencia total

• Claridad en los servicios y tarifas: Sé claro sobre lo que ofreces y cuánto cuesta. Los propietarios valoran la transparencia y quieren saber exactamente por qué están pagando.
• Contar con una intranet del propietario donde tengan acceso en tiempo real a todos los movimientos puede ser clave.

Demostrar conocimiento del mercado

• Investigación de mercado: Demuestra tu conocimiento local, tendencias de precios y estrategias de marketing efectivas. La capacidad de maximizar ingresos es plus siempre.
• Personalización de Estrategias: Muestra cómo puedes adaptar tus estrategias para satisfacer las necesidades y objetivos específicos de cada propietario.

Proporcionar servicios de valor agregado

• Gestión integral: Ofrece un paquete de gestión todo incluido que cubra marketing, reservas, limpieza, mantenimiento, y servicio al cliente. La conveniencia es un gran atractivo.
• Tecnología avanzada: para la gestión de propiedades, como software de gestión de propiedades, check-in sin contacto y sistemas de seguridad, para mejorar la eficiencia y atraer a propietarios, también lo veremos más adelante.

Marketing y promoción

• Campañas de marketing: Demuestra cómo tus campañas de marketing y publicidad pueden aumentar la visibilidad de las propiedades y atraer a huéspedes de alta calidad.

• Optimización de listados: Muestra ejemplos de cómo optimizas los listados en plataformas de alquiler para obtener mayor visibilidad y reservas.

1. Registro mercantil y fiscal

• Inscripción en el Registro Mercantil.
• Obtener el NIF para la empresa a través de la Agencia Tributaria.
• Inscripción en el IAE  que corresponda a la actividad de gestión de alquiler vacacional.

2. Licencia de actividad y apertura

• Solicitar y obtener una licencia de actividad turística en el ayuntamiento local o en el organismo competente de la comunidad autónoma.
• Dependiendo del lugar, puede ser necesario obtener una licencia de apertura para la oficina o local desde donde se gestionarán las propiedades.

3. Registro de propiedades turísticas

• Registro de la Propiedad: Todas las propiedades que se gestionen deben estar registradas en el Registro de Turismo de la comunidad autónoma, con un número de registro para cada una.

4. Contratos y documentación

• Contratos de Gestión de Propiedades: Redactar contratos entre la agencia y los propietarios de las propiedades que detallen los términos de la gestión, comisiones y responsabilidades.
• Contratos de Alquiler con Huéspedes: Preparar contratos de alquiler vacacional estándar para ser firmados por los huéspedes, cumpliendo con las regulaciones locales.

5. Seguros

• Seguro de Responsabilidad Civil: Contratar un seguro que cubra posibles daños a terceros o a las propiedades gestionadas.
• Seguro de las Propiedades: Asegurarse de que cada propiedad cuente con un seguro adecuado, que puede incluir daños, robo, y responsabilidad civil.

6. Cumplimiento de normativas

• Protección de Datos (RGPD): Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos para el manejo de información de los huéspedes y propietarios.
• Normativas Locales de Alojamiento Turístico: Asegurarse de cumplir con todas las normativas específicas de alojamiento turístico de la comunidad autónoma.

7. Otros documentos y requisitos

• Libro de Visitas: Mantener un libro de visitas para registrar la entrada y salida de huéspedes, según lo requieran algunas comunidades autónomas.
• Placas Distintivas: En algunas regiones, es necesario colocar en la propiedad una placa distintiva que indique que se trata de un alojamiento turístico.

Marketplace

Contar con ciertos partners tecnológicos puede facilitarnos mucho la vida, incluso ayudarnos a automatizar buena parte de nuestro flujo de trabajo. Herramientas de check in automático, de pricing, cerraduras, limpieza y un sin fin de opciones que mejoran la calidad global del servicio que ofrecemos. 

Web propia

Un poquito de branding propio y de visibilidad online será siempre una apuesta de futuro. A través de una web de alquiler de alojamientos optimizada mediante Seo y campañas Sem, un blog actualizado, ofertas y ciertos privilegios por reservar directamente con nosotros puede ser un aliciente top a la hora de promover nuestra nueva agencia de alquiler vacacional. 

Marketing

Podemos hacer ciertas estrategias de fidelización mediante email marketing, campañas promocionales, diferentes embudos de conversiones, visibilizarnos en redes sociales, o promover nuestra imagen de marca en lugares como Linkedin o a través de contenidos en Youtube. Todos los canales son buenos para visibilizar nuestra marca.

Todo modelo de negocio tiene un límite. Si has llegado hasta aquí, debes también saber que va a llegar un momento clave en el despegue de tu negocio, en el que como property manager tendrás que considerar la implementación de un sistema automatizado que de soporte al crecimiento en la demanda, las reservas diarias y la cantidad de tareas que reclama tu negocio. 

La buena noticia es que ya existen y están muy evolucionados, se llaman PMS (Property Management System). La pregunta es ¿cuándo empezar a usarlo? Te damos nuestra opinión después de 20 años ayudando a negocios de alquiler vacacional de los factores decisivos:

1. Crecimiento en el número de propiedades

Cuando el número de propiedades bajo gestión comienza a crecer, mantener el control y la organización usando métodos manuales o herramientas dispersas se vuelve complicado y propenso a errores.

2. Dificultad para gestionar reservas de múltiples canales

Si estás listando tus propiedades en múltiples plataformas (como Airbnb, Booking.com, VRBO), un PMS con funcionalidad de channel manager puede sincronizar automáticamente las reservas para evitar sobre-reservas y garantizar que los calendarios estén siempre actualizados en tiempo real.

3. Ineficiencia en tareas administrativas

Si dedicas una cantidad significativa de tiempo a tareas administrativas repetitivas, como gestionar reservas, comunicarte con huéspedes y propietarios, o manejar pagos y facturación, un PMS puede automatizar estas tareas, liberando tiempo para enfocarte en el crecimiento de tu negocio.

4. Necesidad de mejorar la experiencia del huésped

Un PMS puede mejorar la experiencia del huésped ofreciendo un proceso de reserva más fluido, comunicaciones automatizadas (como confirmaciones de reserva, instrucciones de check-in, y solicitudes de feedback), y acceso a una plataforma donde pueden gestionar fácilmente su estancia.

5. Desafíos en la coordinación de mantenimiento y limpieza

La gestión eficaz del mantenimiento y la limpieza es crucial para el éxito de un negocio de alquiler vacacional. Un PMS puede ayudar a programar y coordinar estas tareas, asegurando que las propiedades estén siempre en las mejores condiciones para los huéspedes.

6. Necesidad de acceder a información en tiempo real

La capacidad de acceder a datos e informes en tiempo real sobre ocupación, ingresos, y desempeño de las propiedades es vital para tomar decisiones informadas. Un PMS proporciona dashboards y reportes que ofrecen insights valiosos para optimizar tu estrategia.

Si enfrentas alguno de los puntos mencionados anteriormente, es probable que sea el momento adecuado para considerar un PMS. 

Por experiencia, identificamos como el momento clave para un property manager o gestor de propiedades de dar el salto a un PMS cerca de la gestión de 10/15 propiedades, es un número de referencia bastante común de los nuevos usuarios de softwares avanzados como Avantio.

Automatización de procesos

• Reservas y calendarios sincronizados: Un PMS automatiza la gestión de reservas y mantiene los calendarios sincronizados en tiempo real.
• Comunicaciones automatizadas: Confirmaciones de reserva, recordatorios de check-in/check-out y solicitudes de reseñas post-estancia, un PMS puede automatizarlas todas.

Gestión eficiente del tiempo

• Centralización de Tareas: Al centralizar las tareas de gestión en una sola plataforma, un PMS reduce la necesidad de manejar múltiples herramientas o registros manuales, lo que permite a los gestores ahorrar tiempo y reducir errores.
• Flujos de Trabajo Optimizados: La capacidad de establecer y seguir flujos de trabajo estandarizados para reservas, limpieza y mantenimiento mejora la eficiencia operativa.

Mejora en la experiencia del huésped

• Procesos de Reserva Facilitados: Un PMS permite ofrecer a los huéspedes un proceso de reserva en línea fluido y seguro, mejorando su experiencia desde el primer contacto.
• Servicio Personalizado: Al almacenar información sobre las preferencias y estancias anteriores. Un PMS puede ayudar a personalizar la experiencia de cada huésped.

Acceso a Datos e Informes

• Información en tiempo real: Los PMS ofrecen acceso a datos en tiempo real sobre ocupación, ingresos, y rendimiento de las propiedades, lo que facilita la toma de decisiones basada en información actualizada.
• Análisis y reportes: La capacidad de generar informes detallados sobre diferentes aspectos del negocio permite identificar tendencias, optimizar estrategias y mejorar la rentabilidad.

• Gestión desde cualquier lugar: Algunos sistemas PMS muy accesibles, lo que permite acceder a la información y gestionar las propiedades desde cualquier lugar,.

Optimización de Ingresos

• Gestión Dinámica de Precios: Algunos softwares de gestión de apartamentos incluyen herramientas de revenue management que permiten ajustar dinámicamente los precios basándose en la demanda del mercado.