¿Quieres saber cómo gestionar apartamentos turísticos?
Sabemos que un negocio de gestión de apartamentos turísticos es muy exigente. Multitud de tareas al mismo tiempo, a contrarreloj para poder dar un servicio de calidad a los huéspedes. Llamadas, facturas, check in check out, quejas, reformas, llaves, correos y un sin fin de tareas que mantienen a los gestores de apartamentos completamente absorbidos durante todo el día, sobre todo en temporadas altas donde estos problemas se multiplican y llegan a ahogar al property manager.
Este post trata de aportar soluciones para concentrar y automatizar la mayoría de tareas en una sola aplicación, recuperar el control y devolver a los gestores de apartamentos un tiempo valioso para que puedan focalizarse en escalar su negocio de alojamientos vacacionales hacia un mejor funcionamiento y una mayor facturación.
Venimos a dar soluciones, y todas ellas pasan por comenzar a utilizar un software para la gestión de apartamentos, donde concentrar 3 herramientas imprescindibles para todo gestor de apartamentos, como un buen PMS (Property Management Software), un channel manager potente, y una web propia que hará el trabajo de generar reservas directas, sin necesidad de portales. Nosotros lo llamamos All in One, y forma parte de un ecosistema entero pensado al detalle y en exclusiva para el sector turístico.
¿Qué es un software de apartamentos turísticos?
Es un software pensado exclusivamente para propietarios, administradores y empresas de gestión de apartamentos turísticos que simplifica, unifica y automatiza todas aquellas tareas relacionadas con la gestión de alojamientos vacacionales. Facilita a los gestores un uso total, desde un mismo lugar, que optimiza el tiempo empleado en hacer funcionar su empresa o negocio vacacional.
Concentra las principales herramientas del día a día de un gestor de apartamentos, como; registro de inquilinos, gestión de contratos, contabilidad y facturación, reservas, ocupación, tarifas, mantenimientos, comunicaciones con clientes o intermediarios, informes, accesos, seguridad, partners o conexiones automatizadas con los principales portales de alquiler de alojamientos.
¿Por qué usar este tipo de app para gestión de apartamentos?
El hecho de que cada elemento que emplea un gestor de apartamentos a diario esté completamente diversificado, hace que el tiempo que requiere se multiplique, y acabemos dando un peor servicio y tengamos una falta de control de la empresa en todos los aspectos. Es complicado mantener todos los detalles controlados y es muy fácil fallar e incluso olvidar tareas, además de requerir un mayor número de empleados para gestionar los apartamentos.
Con un software de apartamentos, aunamos todas las tareas en un solo software. Se ofrece una visión global de la empresa en pocos clics desde un mismo lugar, incluso algunos softwares permiten ya la gestión desde tu móvil mediante una app fácil e intuitiva que te permitirá trabajar y controlar todos los factores desde el sofá o desde una hamaca viendo el atardecer.
Hay un registro absoluto de todo lo que sucede, de las cuentas, las entradas y salidas, los servicios, mensajes directos, cambios de tarifa o cualquier otro factor relevante, todo dato queda grabado en un histórico donde consultar siempre a tiempo real cada vez que se desea.
¿Quién debe usar este tipo de software de gestión?
El dueño de la empresa de gestión siempre será el principal beneficiado de unificar todos los datos en un sitio. Una visión 360 del negocio en tiempo real permite tomar mejores decisiones y saber donde residen las claves de mejora. Pero no olvidemos a todos los trabajadores e intermediarios con los que cuenta la empresa, que pueden mejorar la efectividad y gestionar de forma eficaz y veloz cada una de sus tareas, además de estar actualizados en todo momento de cualquier novedad.
Este tipo de software está pensado para las siguientes figuras:
Propietarios directos con varias propiedades, que pueden llevar un registro de operaciones diarias, incluso mantenimiento o limpieza. La automatización les permitirá ampliar la cartera de apartamentos o mejorar aspectos esenciales de cada alojamiento para mejorar su tasa de ocupación.
Administradores de propiedades, personas o empresas encargadas de gestionar multitud de propiedades. Es especialmente útil para estas figuras, ya que en este caso las tareas se multiplican y la complejidad de tenerlo todo bajo control es más complicada. Les permite mayor agilidad para operaciones diarias, comunicación con intermediarios o servicios, o cambiar los precios de forma masiva y mantenerlos siempre acordes a la temporada.
Gerentes de complejos vacacionales. Estos complejos turísticos que ofrecen variedad de tipos de alojamientos como villas, bungalows, apartamentos, chalets, cabañas o incluso glampings puede aprovecharse de los beneficios de un software de gestión vacacional especializado que mejore la experiencia y el servicio a los huéspedes mediante la automatización de check in o mensajería directa por ejemplo.
Inmobiliarias de alquiler vacacional son otro ente que puede sacar un máximo provecho de el uso de este tipo de apps de gestión de apartamentos, y ayudar a sus clientes de forma fácil a encontrar la propiedad perfecta, incluso si desea larga estancia, algunos de estos softwares son capaces de gestionarlo con total fiabilidad.
¿Qué puede hacer por ti este tipo de software para apartamentos?
Vamos a listar de forma simple algunas de sus muchas funcionalidades que seguro te suenan del día a día, cada una de ellas pensada al detalle por y para gestores de apartamentos.
- Listar apartamentos con todos los detalles. Descripciones, fotos, titulos, precios atributos especiales, tamaño, habitaciones y un sin fin de personalizaciones que darán visibilidad a tus apartamentos y aumentaran las reservas, incluso las directas desde la web.
- Control de tarifas automático, donde se automatizan las fechas de temporadas altas y bajas, descuentos, códigos promocionales o incluso los extras que se pueden agregar a una reserva.
- Acceso de proveedores: asignación de tareas por reserva o alojamiento a cualquier de tus proveedores de servicio (limpieza, mantenimiento…).
- Liquidaciones a propietarios: el propietario es una parte fundamental de tu negocio de alquiler vacacional, una relación transparente. Activa las liquidaciones automatizadas ahorrándote muchas hora de cuadrar números.
- Datos de clientes y reservas en tiempo real, con un registro de nombres, correos, teléfonos e incluso mensajería directa por chat para tener el control de cada inquilino que reserva. Reglas de ocupación, condiciones de reservas o incluso en algún caso, venta cruzada con otros socios.
- Web corporativa de reservas propia, desde donde fomentar las reservas directas sin comisiones, donde tienes total independencia de generar una imagen de marca y convertirte en un portal de envergadura en tu localización.
- Alertas y notificaciones para no perder detalle de cada movimiento y ser el gestor más veloz, puede traer siempre buenas reseñas.
- Acceso de propietarios a tiempo real de lo que sucede en sus propiedades. Estancias, precios, reseñas, extras o incluso bloquear en el calendario sus propiedades para uso particular.
- Contabilidad y facturas, siempre importante facilitar estas tareas a los empleados. Otra maravillosa cualidad para la gestión de apartamentos, se unifica y se facilita al máximo su exportación en diferentes formatos desde la app.
- Reportes y exportaciones de cualquier documento de forma fácil y segura. Podemos ver de forma general los datos, comparativas, filtrar por fechas, portales, alojamientos y un sin fin de funcionalidades adaptadas a que el gestor de apartamentos tenga una vista clara de cada dato necesario.
- Calendario de reservas, el famoso revenue calendar que nos ayuda a mejorar las tasas de ocupación. Mediante un gráfico muy amigable, podemos cambiar y mejorar reglas de ocupación, noches huérfanas, tarifas o reubicaciones de huespedes.
- Channel manager, donde conectar de forma simple todas nuestras propiedades a las principales OTAs y portales vacacionales de todo el mundo. El PMS, es el centro desde donde todo se sincroniza en tiempo real con todas las plataformas al mismo tiempo. La herramienta que empuja al éxito nuestra empresa de gestión de apartamentos.
Lista definitiva de los mejores softwares para gestionar apartamentos turísticos
Software de apartamentos con más años de experiencia en España, creada en Valencia en 2001, es actualmente la empresa líder en la gestión de apartamentos.
Especialmente recomendada para listings de apartamentos a partir de 20 unidades. Resaltan sus webs, muy por encima de la competencia a nivel de diseño y funcionalidades.
Pros
- Channel Manager – 56 portales.
- All in One, PMS, Channel Manager y Web.
- Escalabilidad, premia el crecimiento y reduce el coste por unidad.
- Sin comisiones por servicio.
- Premio Shortyz, mejor PMS y Channel Manager 2023.
- Global, operan en más de 45 países.
- Local, adaptado a cada país y necesidad.
- Empresa con más de 20 años de experiencia.
Contras
- Versión responsive mejorable
- No APP disponible
- No apto para hoteles
Esta empresa se creo en 2010 y pertenece en la actualidad al portal Idealista.
Esta optimizada para pequeños propietarios de apartamentos con listing no demasiado abundantes y que no pretenden escalar el negocio a grandes volúmenes, donde encuentran facilidades para gestionar de forma sencilla.
Pros
- Diferentes planes de precio según necesidades
- SMS de confirmación de reserva
- WebApp potente
Contras
- No adaptado a grandes portfolios de alojamientos
- Pasarela de pago propia con altas comisiones por transacción
- Motor de reservas mejorable
- No tienen el mensajería unificada
- Mejora de la atención al cliente (más agilidad y rapidez)
Smoobu fue fundada en el año 2015 en Berlín, Alemania.
La compañía se estableció para la gestión de propiedades y se ha optimizado para pequeños propietarios de apartamentos turísticos. Su tecnología es buena y los pequeños listings pueden ser adecuados para este software de bajo coste.
Pros
- Prueba gratuita durante 14 días
- Software funcional y económico
- Conexión con Feratel
- Sincronización de anuncio completo
Contras
- Channel Manager con pocos portales
- No tienen pagos automatizados
- Poca opción de personalización
- Orientado a propietarios o agencias pequeñas
- Página web y motor de reservas básico
Icnea se fundó el 2001 en Barcelona para crear soluciones de negocio para Internet.
Plataforma de gestión de alojamientos turísticos con amplio catalogo de apps e integraciones.
Actualmente dan servicio en España, Portugal, Italia, Francia, México y Dubai.
Pros
- APIS Abiertas y sin necesidad de NDA o briefing
- All in One (PMS, Channel Manager y Web)
- Marketplace amplio
- Revenue avanzado
Contras
- Horario atención al cliente discontinuo
- Sin gran presencia internacional
- Diseño y experiencia de usuario anticuada
- No tienen mucha presencia de marca
- No disponen de departamento de Marketing Digital
Lodgify fue fundada en 2012 por Dennis Klett en Barcelona, España. Pensada para ayudar a pequeños propietarios a gestionar sus propiedades de manera más eficiente.
Permite a los propietarios crear manualmente sitios web que el usuario puede nutrir y administrar de manera propia a diario, si esta capacitado.
Pros
- Diferentes planes de precio según necesidades
- Descuento por pago anual o bienal anticipado
- APP Móvil
- Página web o motor de reserva incluído en el precio
- Atención telefónica 24h
Contras
- Conexión a través de de Ical a algunos portales
- No publicación automática en los portales
- Partes del software restringidas según tarifa
- Comisión por reserva en el Plan Starter
¿Cuánto cuesta un software para gestionar apartamentos?
El precio del software puede variar ampliamente dependiendo de varios factores, como la cantidad de propiedades que gestionas, las funcionalidades que necesitas, la calidad del software, si tienes una web propia o incluso si tienes varias cuentas con localizaciones y negocios separados.
Software básico o gratuito
Son softwares elegidos principalmente por propietarios y empresas con portfolios de alojamientos muy pequeños que ajustan a pequeñas necesidades. Ofrecen buenas funcionalidades y un servicio suficiente en relación calidad-precio para pequeños negocios. el precio.
Los precios oscilan entre 7/11€ por alojamiento al mes, según los planes, cuantas más unidades menos se paga por cada una. Además se añaden una cuotas fija mensuales que varían entre los 30 a los 200€ mensuales. El precio incluye motor de reservas, no tienen opción de creación de web. Algunos incluyen una prueba gratuita del sistema durante 14 días.
Software Medio/Alto
Ofrecen funcionalidades mucho más avanzadas que otros softwares del mercado, un servicio de alta calidad: Avanzan en desarrollos constantes que la industria reclama. Es habitual que la cuota no incluya todas las funcionalidades del software y se puedan contratar por separado.
Las cuotas medias de las tarifas que suelen solicitar los softwares de alquiler de apartamentos en España se mueven en franjas.
Hasta los 50 apartamentos, su coste mensual fijo puede variar entre 250€ / 450€. Además de las cuotas fijas, los softwares suelen cobrar por unidad listada mensualmente.
Otros softwares de apartamentos cobran un porcentaje de comisión en torno al 2% por reserva más un fijo mensual que varía en función del número de alojamientos. Con planes más avanzados y todas las funcionalidades del software activas el precio llegaría hasta los 650€ mensuales.
Podemos decir que el precio medio, en España, por un software de gestión de apartamentos para un listing de 40/60 apartamentos puede oscilar entre 250 y 500€ mensuales, sumando cuotas fijas y tarifas por unidad.
En cualquier caso, te recomendamos que realices una demo con el software de gestión que más te guste para conocer al detalle lo que vas a pagar y lo que incluye ese precio, ya que las tarifas son muy amplias y variadas en función de necesidades y tecnología.
En resumen, un software que te facilita la vida, apartamentos gestionados de forma segura, fácil y profesional.
Con todo lo expuesto, esperamos haber ayudado a entender mejor qué es un software de gestión de apartamentos turísticos, para quién es, cuáles son algunos de los mejores en el mercado español, qué beneficios puede aportarnos y un coste aproximado del mismo.
Lo que está claro, es que si tienes un negocio de gestión de apartamentos y quieres hacerlo crecer con calidad y tener todas las tareas bajo control, es cada vez más complicado hacerlo sin un software de este tipo. Automatizar cada paso es el próximo escalón.
Piensa que la competencia avanza muy deprisa, la tecnología ha venido para quedarse y avanza a un ritmo vertiginoso. Ahora, es el mejor momento para subirse al barco y dar un salto cualitativo que te permita brindar calidad en tiempos y servicios, tanto a huéspedes como a propietarios.
Si estás aquí buscando otros software de gestión de alquiler vacacional, esperamos haberte ayudado a tener una visión global del mercado y cuales son tus mejores opciones.
