¿Cómo mejorar la eficiencia operativa en empresas de gestión de apartamentos turísticos?

Llegar a la eficiencia operativa es un objetivo conciso pero implica un gran desafío para cualquier negocio, sobre todo para las empresas de gestión de apartamentos turísticos porque sus operaciones diarias son de naturaleza muy diversa entre sí.

Entender el día a día de un property manager es fundamental para poder descifrar cuáles son los desafíos y poder ofrecer soluciones que contribuyan a mejorar la eficiencia operativa en la administración de apartamentos turísticos. Para eso, es importante empezar por clasificar las operaciones que se realizan a diario en una agencia de gestión de alquiler vacacional según el tipo de tarea, quién la realiza y qué fin tiene. De esta manera, será más fácil comprender cuán difícil es ejecutarla para ofrecer una alternativa más simple y qué errores puede causar para poder trabajar en evitarlos.

¿Quieres mejorar la eficiencia operativa para aumentar las ganancias de tu negocio? Te ayudamos a identificar las tareas cotidianas y te proponemos soluciones para que tu empresa sea cada vez más rentable.

Principales operaciones en la gestión de apartamentos turísticos

Los property managers realizan diferentes operaciones según el tipo y el volumen de propiedades que gestionan, la ubicación de sus alojamientos, los canales de difusión para anuncios que utilizan y los exigencias de los propietarios, entre otros múltiples factores. Pero, en todos los casos, se trata de muchas tareas que implican a diferentes personas y dependen de múltiples factores externos. Por eso, se trata de una tarea compleja y estresante. 

En líneas generales, si administras una empresa de gestión de apartamentos turísticos con una cartera de 20 o más propiedades, es probable que te ocupes de las siguientes funciones. 

1. Promoción de los alojamientos y gestión de reservas

Las reservas generan muchas operaciones diarias, desde el control de nuevas solicitudes y consultas en los portales hasta la necesidad de ir presencialmente al alojamiento para un check-in o un check-out. Tanto las tareas administrativas como las acciones en la propiedad, demandan tiempo y exigen una atención completa para minimizar los errores. Un overbooking o un alojamiento que no esté listo al momento del check-in son contratiempos que no afectan sólo a tu negocio en términos económicos, sino que también pueden estresar a todo el equipo.

Sin duda, garantizar una mayor eficiencia operativa en las tareas diarias vinculadas con la gestión de reservas es clave para que tu negocio sea más rentable y tu equipo pueda prever y resolver situaciones estresantes con anticipación.

2. Atención al huésped

La relación con un huésped empieza mucho antes del encuentro en el momento del check-in. La respuesta rápida a una consulta por parte de un viajero o a una solicitud de reserva puede generar no sólo una reserva efectiva, sino también una reseña positiva.

La satisfacción del huésped depende de que la atención antes, durante y después de la estancia sea fluida, efectiva y cordial. Por eso, es esencial mantener vías de comunicación eficientes que permitan mejorar la experiencia de los viajeros, ofrecer soluciones rápidas y garantizar un mayor nivel de contento.

3. Captación de propiedades y atención al propietario

La ampliación de la cartera es una parte fundamental para el crecimiento de tu negocio, y puede ser realmente un desafío en destinos donde hay mucha competencia. Para destacarte entre otras empresas de gestión de apartamentos turísticos, tienes que ofrecer más beneficios a los propietarios. Si tu negocio es más eficiente, puedes garantizar mayor transparencia, más ocupación y menos errores que puedan suponer pérdidas de dinero.

Pero, la captación de propiedades inmobiliarias no es la única tarea que implica tiempo. La atención a los propietarios también representa un desafío, sobre todo en el caso de empresas que gestionan un gran volumen de apartamentos turísticos de diferentes dueños. Por lo que, atender a las consultas y las exigencias de los propietarios puede ser tan demandante como resolver las peticiones de los huéspedes.

Aprende a ofrecer una gestión transparente para tus propietarios y fidelizarlos a largo plazo.

4. Limpieza y mantenimiento de las propiedades

Los property manager saben que las buenas reseñas atraen más huéspedes. Un factor determinante en la percepción positiva de los viajeros es el estado y la limpieza de la propiedad.

Si bien es fundamental elegir personal cualificado o una empresa confiable de housekeeping para llevar adelante estas operaciones, no es recomendable delegar toda la responsabilidad en terceros. La supervisión de las tareas relacionadas con el estado de los alojamientos lleva tiempo pero es imprescindible para ofrecer una mejor experiencia a los huéspedes y generar reseñas de cinco estrellas que aumenten la performance de los anuncios.

5. Leyes y finanzas

Las obligaciones contables y las regulaciones legales conllevan operaciones fundamentales, como el pago a proveedores y propietarios, el registro de huéspedes y la renovación de licencias turísticas. La facturación y el cumplimiento de la normativa en tiempo y forma te ayudan a garantizar una mayor transparencia frente a los propietarios, a mejorar el rendimiento de tus proveedores y, por lo tanto, a asegurar el crecimiento económico de tu negocio, al evitar sanciones posteriores.

Al tener los aspectos legales y contables controlados, como property manager, podrás enfocar tu energía en la escalabilidad y la proyección de tu empresa, en lugar de estar solucionando problemas y pagando deudas.

¿Cómo afectan las operaciones diarias a los property managers?

Los property managers de empresas de gestión de apartamentos turísticos se ven obligados a realizar cientos de operaciones diarias para garantizar el funcionamiento de sus negocios. Sin una coordinación precisa, un equipo de trabajo resolutivo y una organización minuciosa, estas tareas no podrían resolverse correctamente.

Las exigencias de este trabajo ejercen un alto grado de presión en los property managers, que se ven obligados a cometer el menor número de errores posible para mantener la satisfacción de los clientes y los ingresos de los propietarios.

En este sector, los errores humanos y la falta de comunicación pueden implicar grandes pérdidas económicas para las empresas de gestión de apartamentos turísticos. Por eso, es crucial trabajar para garantizar una mayor eficiencia operativa que minimice el estrés y los riesgos que conlleva este trabajo.

Claves para mejorar la eficiencia operativa en la gestión de apartamentos turísticos

Administrar apartamentos turísticos puede ser desafiante pero existen herramientas que ayudan a disminuir los contratiempos del trabajo. Una vez que hayas identificado cuáles son las operaciones que más recursos y tiempo requieren para tu negocio, podrás aplicar las claves para alcanzar la eficiencia operativa en cada una de esas tareas.

Centraliza y automatiza tus operaciones

El secreto para empezar a tener operaciones más eficientes es modernizar procesos y poner el control de tu negocio en un mismo lugar. Con ayuda de un software para la gestión de apartamentos turísticos, podrás automatizar reservas, sincronizar la disponibilidad de los alojamientos, generar facturas y reportes. Estos softwares ofrecen una solución todo-en-uno para garantizar una gestión más eficiente.

Descubre cuáles son los mejores softwares para gestión de apartamentos turísticos y cómo compararlos.

Optimiza la comunicación con huéspedes

Una comunicación fluida y en tiempo real es clave para resolver incidencias y responder a solicitudes en el menor tiempo posible. Con Unified Inbox, verás todos los mensajes en un mismo lugar para no perder ninguna conversación. Asegúrate de que tus huéspedes tengan un alto nivel de satisfacción y recolecta reseñas positivas.

Supervisa a tus proveedores de servicios

Coordina al personal de limpieza, al equipo de mantenimiento o a tus proveedores de servicios con una herramienta de gestión de operaciones donde puedas dar seguimiento y supervisar las tareas que se realizan en las propiedades.

Fideliza a tus propietarios

Demuestrale a tus propietarios que tu empresa es transparente y confiable. El Área de Propietarios ofrece una solución completa que le permite a los dueños de las propiedades controlar el estado de sus inmuebles, ver liquidaciones y acceder a reportes.

Soluciones tecnológicas para garantizar la eficiencia operativa

Si eres un property manager, sabes que la tecnología es un aliado potente para mejorar la coordinación de tareas y disminuir los errores humanos. Un property management system (PMS) con un Channel Manager potente y una herramienta de gestión de operaciones eficaz, como Avantio, te ayudará a automatizar las tareas, centralizar el control y realizar un seguimiento en tiempo real de tu negocio.

Descubre cómo un PMS como Avantio puede mejorar tus operaciones diarias.

Si no tienes claro la diferencia entre un PMS y un Channel Manager, te lo explicamos en detalle.

Conclusión

Las operaciones cotidianas implican una gran cantidad de recursos para las empresas de gestión de apartamentos turísticos, más allá del tamaño de su cartera. Sin embargo, es posible reducir el tiempo y coordinar mejor tanto al equipo de trabajo como a tus proveedores de servicio para aumentar la eficiencia operativa si utilizas la herramienta correcta.

Las soluciones tecnológicas te ayudarán a ahorrar recursos valiosos pero, por sobre todas las cosas, te permitirán ofrecer una mejor experiencia a los huéspedes, a los proveedores y a los propietarios.

Preguntas frecuentes

• ¿Qué operaciones implica la gestión integral de apartamentos turísticos?

Cada property manager o empresa de property management puede ofrecer diferentes servicios de gestión. No sólo depende de la agencia, sino también de las expectativas del propietario y el cumplimiento de la normativa. Pero, en líneas generales, las empresas de gestión de apartamentos turísticos se ocupan de las reservas, la promoción, la administración legal y fiscal, el mantenimiento y la limpieza de las propiedades.

• ¿Qué se considera una gestión eficiente en las empresas de gestión de apartamentos turísticos?

Una gestión eficiente implica la coordinación óptima de recursos y la utilización de soluciones tecnológicas que permitan ahorrar tiempo y minimizar errores con el objetivo de aumentar la satisfacción de huéspedes, proveedores y propietarios, así como la rentabilidad del negocio.

• ¿Por qué es importante utilizar un PMS para mejorar la eficiencia operativa de una empresa de gestión de apartamentos turísticos?

Un property management system ayuda a automatizar y centralizar diferentes operaciones. De ese modo, se reduce el tiempo de gestión pero también se evitan contratiempos que pueden ser muy costosos para las empresas de gestión de apartamentos turísticos.