Se stai pensando di avviare un’attività di gestione affitti case vacanza o desideri conoscere i vantaggi, i passaggi da seguire e le considerazioni da tenere presente prima di iniziare, sei nel posto giusto! Con 20 anni di esperienza nel settore della gestione affitti casa vacanze, conosciamo ogni giorno casi di prima mano. Ecco alcuni consigli preziosi che possiamo offrirti prima di intraprendere la gestione di appartamenti turistici.
Alcuni dati sul business delle case vacanza in Italia.
Stima degli utili per un’agenzia di affitti di casa vacanze
La missione di un property manager è quella di risparmiare il loro tempo e semplificare la gestione degli affitti vacanze per i proprietari, soprattutto per coloro che vivono lontano dalle loro proprietà vacanze o hanno altre limitazioni. Le commissioni di gestione possono variare, di solito oscillano tra il 10% e il 50% del reddito degli affitti, a seconda dei servizi forniti dall’agenzia.
Supponiamo un esempio ipotetico: un gestore immobiliare che gestisce 50 proprietà a Roma, affittate ad un prezzo medio di 180€ a notte con un’occupazione del 55% durante l’anno, e applicando una commissione del 30% sulla somma totale, potrebbe ottenere un guadagno annuo approssimato di 542.025€.
Trend del settore. Il futuro degli affitti case vacanza
L’emergere di piattaforme di affitti brevi come Airbnb, Vrbo e Booking.com, insieme all’aumento della flessibilità lavorativa, come il lavoro remoto e il nomadismo digitale, rappresentano una buona notizia per il settore.
Domanda continua e crescente
La richiesta di affitti brevi probabilmente continuerà a crescere. La possibilità di lavorare da qualsiasi luogo consente a più persone di viaggiare per periodi più lunghi, aumentando così la domanda di case vacanza.
Varietà e personalizzazione delle offerte
Per distinguersi in un mercato sempre più affollato, i proprietari di case vacanza potrebbero considerare la diversificazione delle loro offerte e la personalizzazione dell’esperienza degli ospiti. Ciò potrebbe includere esperienze uniche, servizi aggiuntivi e alloggi specializzati in nicchie specifiche, come ritiri benessere, soggiorni a tema o alloggi adatti al lavoro remoto.
Regolazioni e Legislazioni
L’espansione rapida delle case vacanza ha generato sfide normative in molte città e destinazioni turistiche. È probabile che vedremo un aumento dei regolamenti che cercano di bilanciare i vantaggi economici delle case vacanza con la protezione delle comunità locali. Le leggi sulla zonizzazione, le tasse e le licenze di locazione potrebbero diventare più complesse.
Come iniziare nel settore delle case vacanza
Aprire di un’attività nella gestione di appartamenti turistici può essere un percorso entusiasmante e redditizio, specialmente con il boom del turismo e la crescente preferenza per gli alloggi rispetto al settore alberghiero. Vi presentiamo due modi per iniziare in questo settore, che vanno dalla formazione professionale all’apprendimento autodidatta.
1. Formazione professionale
- Corsi specializzati, sia online che in aula su piattaforme di apprendimento come Udemy, Coursera e scuole di business specializzate in hospitality e gestione turistica. Possono coprire argomenti dall’operazione di base alle strategie avanzate di marketing e gestione finanziaria nell’affitto per le vacanze.
- Formazione professionale, Laurea o/e Master in Turismo: Per coloro che cercano una formazione più formale e approfondita, i gradi universitari o master in gestione ospedaliera, turismo o formazione professionale nella gestione di alloggi turistici offrono una base solida e ampia sul settore.
2. Imparare da soli
- Autodidatta: Internet è pieno di risorse gratuite e a pagamento, da blog specializzati, webinar, studi di casi e guide passo passo su come gestire efficacemente le proprietà turistiche.
- Pratica diretta: Non c’è insegnante migliore dell’esperienza. Iniziare con una o poche proprietà e imparare attraverso la pratica quotidiana consente di comprendere le sfide e le opportunità di business da una prospettiva reale.
Come far crescere la nostra offerta o numero di proprietà
Per convincere i proprietari ad affidare le loro case e appartamenti ai gestori di proprietà, è essenziale costruire un marchio di fiducia e dimostrare valore. Vi forniamo alcune idee di strategie efficaci che i gestori di alloggi possono adottare per attrarre e trattenere i proprietari:
Costruire una solida reputazione online
- Recensioni e testimonianze: Incoraggia i proprietari attuali a lasciare recensioni positive sui tuoi servizi sul tuo sito web e sui social media. Le testimonianze e gli studi di casi concreti possono essere molto persuasivi.
- Presenza online, sui social media, sul web e sui portali di affitti brevi: Mantieni una presenza attiva e professionale sulle piattaforme di case vacanza per costruire il tuo marchio e la tua credibilità.
Offrire piena trasparenza
- Chiarezza su servizi e tariffe: Sii chiaro su ciò che offri e quanto costa. I proprietari apprezzano la trasparenza e vogliono sapere esattamente perché stanno pagando.
- Avere una intranet del proprietario dove hanno accesso in tempo reale a tutti i movimenti può essere fondamentale.
Dimostrare la conoscenza del mercato
- Ricerche di mercato: dimostra le tue conoscenze locali, le tendenze dei prezzi e le strategie di marketing efficaci. La capacità di massimizzare le entrate è sempre plus.
- Strategia di personalizzazione: Mostra come puoi adattare le tue strategie per soddisfare le esigenze e gli obiettivi specifici di ogni proprietario.
Fornire servizi a valore aggiunto
- Gestione completa: offre un pacchetto di gestione all-inclusive che copre marketing, prenotazioni, pulizia, manutenzione e servizio clienti. La convenienza è un grande appello.
- Tecnologia avanzata: per la gestione della proprietà, come software di gestione della proprietà, check-in senza contatto e sistemi di sicurezza, per migliorare l’efficienza e attirare i proprietari, vedremo anche in seguito.
Marketing e promozione
- Campagne di marketing: dimostra come le tue campagne di marketing possono aumentare la visibilità delle proprietà, aumentare prenotazioni dirette e attirare ospiti di alta qualità.
- Ottimizzazione delle inserzioni: mostra esempi di come ottimizzi le inserzioni sulle piattaforme di affitti brevi per una maggiore visibilità e prenotazioni.
Quali documenti e requisiti legali abbiamo bisogno per una società di case vacanza
Per stabilire e gestire un’agenzia di gestione di case vacanza in Spagna, devono essere soddisfatti diversi requisiti legali e amministrativi. La regolamentazione può variare in modo significativo a seconda della regione. Questi sono i requisiti e i documenti essenziali:
1. Registro delle imprese e fiscale
- Iscrizione nel registro delle imprese.
- Ottenere la P.IVA per le aziende tramite l’Agenzia delle entrate.
- Iscrizione all’IAE corrispondente all’attività di gestione di case vacanza.
2. Licenza di attività e apertura
- Richiedere e ottenere una licenza di attività turistica presso il comune locale o presso l’organismo competente della comunità autonoma.
- A seconda del luogo, potrebbe essere necessario ottenere una licenza di apertura per l’ufficio o il locale da cui verranno gestite le proprietà.
3. Registro delle proprietà turistiche
- Registrazione della proprietà: Tutte le proprietà gestite devono essere registrate nel registro del turismo della comunità autonoma, con un numero di registrazione per ciascuna.
4. Contratti e documentazione
- Contratti di gestione immobiliare: Redigere contratti tra l’agenzia e i proprietari delle proprietà che specificano i termini di gestione, commissioni e responsabilità.
- Contratti di affitto con gli ospiti: Preparare contratti standard di affitto per le vacanze da firmare dagli ospiti, nel rispetto delle normative locali.
5. Assicurazioni
- Assicurazione di responsabilità civile: Stipulare un’assicurazione che copra eventuali danni a terzi o alle proprietà gestite.
- Assicurazione della proprietà: Assicurarsi che ogni proprietà abbia un’assicurazione adeguata, che può includere danni, furto e responsabilità civile.
6. Conformità
- Protezione dei dati (GDPR): Rispettare il Regolamento generale sulla protezione dei dati per la gestione delle informazioni di ospiti e proprietari.
- Regolamenti locali di alloggio turistico: Assicurarsi di rispettare tutte le normative specifiche di alloggio turistico della comunità autonoma.
7. Altri documenti e requisiti
- Guestbook: Tenere un guestbook per registrare l’ingresso e l’uscita degli ospiti, come richiesto da alcune comunità autonome.
- Targhe distintive: In alcune regioni, è necessario posizionare sulla proprietà una targa distintiva che indica che si tratta di una struttura ricettiva.
Altri strumenti utili per nuove attività di affitti case vacanza
Marketplace
Avere alcuni partner tecnologici può semplificarci la vita, aiutandoci anche ad automatizzare gran parte del nostro flusso di lavoro. Strumenti di check-in automatico, pricing, serrature, pulizia e infinite opzioni che migliorano la qualità complessiva del servizio che offriamo.
Web propria
Investire nel personal branding e nella visibilità online sarà sempre una mossa vincente per il futuro. Attraverso un sito di affitti turistici ottimizzato per il SEO e campagne SEM, un blog aggiornato e offerte speciali, offrire vantaggi esclusivi per le prenotazioni dirette con noi può essere un incentivo di primo piano per promuovere la nostra nuova agenzia di affitti vacanze.
Marketing
Possiamo implementare diverse strategie di fidelizzazione attraverso l’email marketing, campagne promozionali, sfruttando diversi canali di conversione e mantenendo una forte presenza sui social media. Possiamo anche promuovere la nostra immagine di marchio su piattaforme come LinkedIn e con contenuti su YouTube. Tutti questi canali sono efficaci per aumentare la visibilità del nostro marchio.
Quando un gestore di case vacanza deve passare a un software gestionale o PMS?
Ogni modello di business ha un limite. Se sei arrivato fin qui, devi anche sapere che arriverà un momento cruciale nel decollo della tua attività, in cui, in qualità di property manager, dovrai considerare l’implementazione di un sistema automatizzato che supporti la crescita della domanda, le prenotazioni giornaliere e il numero di attività richieste dalla tua attività.
La buona notizia è che esistono già e sono molto avanzati, si chiamano PMS (Property Management System). La domanda è: quando è il momento giusto per iniziare ad usarli? Ti daremo il nostro parere dopo 20 anni di esperienza nell’aiutare le aziende di affitti case vacanza a comprendere i fattori determinanti.
Se affronti uno dei punti sopra menzionati, probabilmente è il momento giusto per prendere in considerazione un PMS.
1. Crescita nel numero di proprietà
Quando il numero di proprietà in gestione inizia a crescere, mantenere il controllo e l’organizzazione utilizzando metodi manuali o strumenti sparsi diventa complicato e soggetto a errori.
2. Difficoltà a gestire prenotazioni multi-canale
Se stai inserendo le tue proprietà su più piattaforme (come Airbnb, Booking.com, VRBO), un PMS con funzionalità di channel manager può sincronizzare automaticamente le prenotazioni per evitare over-prenotazioni e garantire che i calendari siano sempre aggiornati in tempo reale.
3. Inefficienza nei compiti amministrativi
Se dedichi molto tempo ad attività amministrative ripetitive, come gestire prenotazioni, comunicare con ospiti e proprietari, gestire pagamenti e fatturazione, un PMS può automatizzare queste attività, liberando tempo per concentrarti sulla crescita del tuo business.
4. Necessità di migliorare l’esperienza degli ospiti
Un PMS può migliorare l’esperienza degli ospiti offrendo un processo di prenotazione più fluido, comunicazioni automatizzate (come conferme di prenotazione, istruzioni di check-in e richieste di feedback) e accesso a una piattaforma dove possono gestire facilmente il loro soggiorno.
5. Sfide nel coordinamento di manutenzione e pulizia
Una gestione efficace della manutenzione e della pulizia è fondamentale per il successo di un’attività di affitto vacanze. Un PMS può aiutare a programmare e coordinare queste attività, assicurando che le proprietà siano sempre nelle migliori condizioni per gli ospiti.
6. Necessità di accedere alle informazioni in tempo reale
La capacità di accedere a dati e rapporti in tempo reale su occupazione, reddito e prestazioni delle proprietà è vitale per prendere decisioni informate. Un PMS fornisce dashboard e report che offrono insight preziosi per ottimizzare la tua strategia.
Se stai affrontando uno dei punti sopra menzionati, probabilmente è il momento giusto per prendere in considerazione un PMS.
Per esperienza, identifichiamo come il momento chiave per un property manager o property manager di passare a un PMS vicino alla gestione di 10/15 proprietà. Questo è un numero di riferimento abbastanza comune per i nuovi utenti di software avanzati come Avantio.
Per concludere, ti illustreremo i vantaggi di adottare un software PMS, quando sei pronto a farlo.
Automazione dei processi
- Prenotazioni e calendari sincronizzati: un PMS automatizza la gestione delle prenotazioni e mantiene sincronizzati i calendari in tempo reale.
- Comunicazioni automatizzate: Conferme di prenotazione, promemoria di check-in/check-out e richieste di recensioni post-soggiorno, un PMS può automatizzarle tutte.
Gestione efficiente del tempo
- Centralizzazione delle attività: centralizzando le attività di gestione su un’unica piattaforma, un PMS riduce la necessità di gestire più strumenti o registri manuali, consentendo ai gestori di risparmiare tempo e ridurre gli errori.
- Flussi di lavoro ottimizzati: la capacità di impostare e seguire flussi di lavoro standardizzati per le prenotazioni, la pulizia e la manutenzione migliora l’efficienza operativa.
Migliorare l’esperienza degli ospiti
- Processi di prenotazione semplificati: Un PMS consente di offrire agli ospiti un processo di prenotazione online fluido e sicuro, migliorando la loro esperienza dal primo contatto.
- Servizio personalizzato: Quando si memorizzano informazioni sulle preferenze e soggiorni precedenti. Un PMS può aiutare a personalizzare l’esperienza di ogni ospite.
Accesso a dati e report
- Informazioni in tempo reale: I PMS forniscono l’accesso ai dati in tempo reale su occupazione, reddito e prestazioni delle proprietà, facilitando il processo decisionale basato su informazioni aggiornate.
- Analisi e report: la capacità di generare report dettagliati su diversi aspetti del business consente di identificare le tendenze, ottimizzare le strategie e migliorare la redditività.
- Gestione da qualsiasi luogo: Alcuni sistemi PMS molto accessibili, che consente di accedere alle informazioni e gestire le proprietà da qualsiasi luogo,.
Ottimizzazione dei ricavi
- Gestione dinamica dei prezzi: alcuni software di gestione degli appartamenti turistici includono strumenti di revenue management che consentono di regolare dinamicamente i prezzi in base alla domanda del mercato.
In breve, un PMS trasforma la gestione da un processo manuale, soggetto a errori e laborioso, a un’operazione altamente efficiente, automatizzata e orientata al cliente. Investire in un buon PMS può portare a significativi risparmi di tempo e denaro.
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