Self Check-In per Affitti Brevi: Come l’Automazione ha Trasformato l’Esperienza degli Ospiti

Dalla gestione degli arrivi in orari flessibili alla riduzione del carico operativo, offre vantaggi sia per gli ospiti che per i Property Manager. Con aspettative sempre più orientate a esperienze fluide e contactless, il self check-in sta diventando lo standard, non l’eccezione.

Ma con questo cambiamento arrivano anche nuove sfide. In tutta Europa, la normativa sugli affitti brevi è in rapida evoluzione. I Property Manager devono affrontare obblighi crescenti in materia di verifica dell’identità, trasmissione dei dati e conformità legale.
Come offrire un’esperienza moderna e senza intoppi senza rischiare sanzioni?

Nessuna preoccupazione: esploriamo insieme come funziona oggi il self check-in, perché è fondamentale per far crescere il tuo business, qual è il contesto legale attuale e come Avantio e gli strumenti integrati possono aiutarti a rimanere conforme, risparmiare tempo e offrire un’esperienza eccellente agli ospiti.

Come Funziona il Self Check-In? (Step by Step)

Il self check-in può sembrare un grande cambiamento se sei abituato alla consegna delle chiavi di persona, ma in realtà è un processo semplice, alimentato da strumenti intelligenti e automazione. Per gli ospiti, è un’esperienza intuitiva. Per i Property Manager, è facile da attivare e scalare. Ecco come funziona:

Perché i Property Manager stanno passando al Self Check-In?

Il self check-in può sembrare un grande cambiamento se sei abituato a consegnare le chiavi di persona, ma in realtà è un processo semplice, alimentato da strumenti intelligenti e automazione. Per gli ospiti, l’esperienza è intuitiva e senza complicazioni. Per i Property Manager, è sorprendentemente facile da configurare e scalare. Ma cosa significa concretamente tutto questo nella pratica?

La sfida della conformità: il self check-in può sopravvivere alle nuove normative?

In Italia, la gestione degli affitti a breve termine sta diventando sempre più complessa sul piano normativo. Oltre a offrire un’esperienza impeccabile agli ospiti, oggi i property manager devono anche rispondere a obblighi legali precisi e stringenti.

Uno di questi è la doppia comunicazione obbligatoria dei dati degli ospiti: da un lato, attraverso il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, e dall’altro, tramite le piattaforme regionali dedicate all’ISTAT per le statistiche sul turismo. A complicare il quadro, ogni regione adotta un sistema diverso: in Toscana si usa Ricestat o Turismo 5, in Puglia DMS o Spot Easy, mentre in Campania si utilizza Sinfonía, solo per citarne alcuni.

Inoltre, il nuovo regolamento richiede che tutti i dati vengano conservati per almeno 5 anni, pronti per eventuali controlli. Un compito che, se gestito manualmente, può diventare un incubo amministrativo.

Qui entra in gioco l’automazione: affidarsi a strumenti digitali consente non solo di semplificare le operazioni quotidiane, ma anche di rispettare la legge in ogni fase del processo. Dal check-in automatico alla verifica dell’identità, fino all’archiviazione sicura in cloud, oggi la tecnologia è l’unica vera alleata per rimanere competitivi e a norma.

Soluzioni esperte: come Chekin ti aiuta a restare conforme

Restare conformi alla normativa italiana non deve significare sacrificare l’efficienza operativa. Grazie all’integrazione tra Chekin e Avantio, i property manager possono automatizzare l’intero processo di check-in e reporting, risparmiando tempo e riducendo il margine d’errore.

Attraverso un’integrazione bidirezionale, i dati degli ospiti vengono trasferiti automaticamente da Avantio a Chekin, che si occupa di inviarli sia ad Alloggiati Web sia alla piattaforma ISTAT regionale corrispondente (come Ricestat, STU, Turismo 5, ecc.). Inoltre, i dati vengono archiviati in cloud per 5 anni, in conformità con quanto previsto dalla legge italiana.

Chekin non si limita alla semplice raccolta di informazioni: offre anche funzionalità avanzate come la verifica digitale dell’identità, la generazione automatica dei documenti richiesti e la possibilità di creare una guida digitale per l’ospite o attivare servizi di upselling, migliorando sia la conformità che l’esperienza del cliente.

In questo modo, i property manager possono concentrarsi su ciò che conta davvero: offrire un soggiorno memorabile, mentre Chekin si occupa di tutto il resto.

Scopri come funziona l’integrazione con Avantio o esplora le nostre risorse per il mercato italiano per rimanere sempre aggiornato.

Come Creare un Self Check-In Umano per Offrire la Migliore Esperienza agli Ospiti

L’automazione non deve per forza risultare impersonale. Se implementato correttamente, il self check-in può risultare ancora più accogliente—perché progettato intorno alle reali esigenze degli ospiti.

Tutto parte da una strategia di comunicazione efficace e ben eseguita: assicurati che gli ospiti ricevano istruzioni chiare, amichevoli e tempestive, meglio ancora se accompagnate da immagini o brevi video che li guidino nel processo—invitali a vivere con entusiasmo la loro esperienza!
Un messaggio inviato al momento giusto con tutte le informazioni essenziali (dettagli della proprietà, modalità di accesso, contatti in caso di emergenza, FAQ…) può fare davvero la differenza e farli sentire seguiti.

Per semplificarti il lavoro, Avantio offre un’ampia gamma di funzionalità pensate per garantire un processo di check-in fluido, professionale e pienamente conforme. Con il Check-in Online di Avantio, gli ospiti possono caricare il documento d’identità, firmare documenti e condividere i dettagli del viaggio prima dell’arrivo.
Strumenti come la messaggistica automatica, l’Area Ospite e la gestione delle recensioni ti permettono di restare sempre in contatto e offrire un’esperienza personalizzata e senza intoppi.

E non dimenticare i piccoli tocchi umani: una guida digitale di benvenuto, un consiglio locale, un messaggio personalizzato. Questi gesti dimostrano che c’è qualcuno che si prende cura dell’ospite dietro le quinte—e aumentano le probabilità di ricevere una recensione a cinque stelle.

Lavora in Modo Intelligente, Rispetta le Regole, Continua a Crescere