Puntos clave
El auto check-in automatiza la llegada de los huéspedes, reduce tareas manuales y te ahorra tiempo valioso para que puedas centrarte en hacer crecer tu negocio.
Facilita el cumplimiento normativo al automatizar la verificación de identidad y el envío de datos, minimizando riesgos legales.
Los huéspedes disfrutan de un check-in fluido y flexible gracias a instrucciones claras y automatizadas que mejoran su experiencia desde el primer momento.
La integración del PMS de Avantio con herramientas como Chekin optimiza tus procesos, garantizando seguridad, eficiencia y cumplimiento legal desde una sola plataforma.
Con una menor carga operativa, el auto check-in ofrece flexibilidad para los huéspedes y eficiencia para los gestores de propiedades. A medida que las expectativas evolucionan hacia experiencias fluidas y sin contacto, el auto check-in se está convirtiendo rápidamente en la norma.
Pero este cambio también trae nuevos desafíos. En toda Europa, la normativa sobre alquiler vacacional está cambiando rápidamente. Los gestores deben cumplir con requisitos más estrictos sobre verificación de identidad, reporte de datos y cumplimiento legal en los check-ins. ¿Cómo ofrecer una experiencia moderna sin incumplir la normativa?
No te preocupes: te guiaremos por el funcionamiento actual del auto check-in, su impacto en el crecimiento de tu negocio, el panorama legal vigente y cómo Avantio y sus herramientas integradas pueden ayudarte a mantener la conformidad, ahorrar tiempo y mejorar la experiencia del huésped.
¿Cómo funciona el auto check-in? (Paso a paso)
El auto check-in puede parecer un gran cambio si estás acostumbrado a entregar llaves en persona, pero en realidad es un proceso sencillo impulsado por herramientas inteligentes y automatización. Para los huéspedes, la experiencia es simple e intuitiva. Para los gestores, es sorprendentemente fácil de implementar y escalar. ¿Cómo se traduce esto en la práctica?
¿Cómo funciona el auto check-in para los huéspedes?
- Confirmación de reserva: tras la reserva, el huésped recibe un correo de confirmación. Luego puede recibir automáticamente un mensaje de check-in a través del Software de Gestión de Propiedades (PMS) de Avantio.
- Información previa a la llegada: días antes de su llegada, los huéspedes reciben automáticamente información clave como la dirección, hora de entrada, instrucciones de acceso y contacto de soporte—todo en un solo lugar.
- Acceso a la propiedad: el día del check-in, el huésped accede a la propiedad siguiendo las instrucciones. Esto suele incluir un código de cerradura inteligente, entrada con teclado o caja fuerte. Sin necesidad de entrega presencial.
- Soporte al huésped: si lo necesita, el huésped puede contactar a través de herramientas automatizadas o los datos proporcionados. Sin embargo, el proceso suele ser fluido, autónomo y sin complicaciones.
¿Qué necesitan los gestores para configurar el auto check-in?
- Elige el método de acceso adecuado: el auto check-in puede habilitarse mediante cerraduras inteligentes, teclados, cajas fuertes o apps móviles. Estas soluciones son fáciles de instalar y permiten crear códigos únicos y temporales para cada huésped, mejorando la seguridad y la automatización.
- Automatiza los mensajes con Avantio: una vez integrado, tu sistema de check-in puede sincronizarse con el PMS de Avantio para enviar instrucciones automáticamente. Utiliza plantillas personalizadas activadas según fechas de reserva, horarios de entrada o reglas específicas del alojamiento, ahorrando tiempo y garantizando una experiencia coherente.
- Cumple con la verificación de identidad: en regiones donde se exige legalmente la verificación o registro de huéspedes, Avantio se integra con herramientas como Chekin o Check-in Scan. Estas soluciones permiten verificar y enviar los datos del huésped antes de su llegada—todo de forma remota, automatizada y conforme a la legislación local.
¿Por qué los gestores están adoptando el auto check-in?
Aunque parezca un gran cambio, el auto check-in es un proceso sencillo con grandes beneficios. Para los huéspedes, es cómodo y autónomo. Para los gestores, es fácil de escalar.
La satisfacción del huésped es clave en cualquier negocio de alquiler vacacional, y ofrecer experiencias de cinco estrellas requiere operaciones eficientes.
En Avantio, ayudamos a los gestores profesionales a crecer. Y crecer exige sistemas escalables. Automatizar tareas como el check-in libera tiempo, mejora la eficiencia y permite centrarte en lo importante.
El auto check-in ofrece flexibilidad, seguridad y tranquilidad—sin sobrecargar las operaciones. El check-in presencial exige tiempo, personal y es propenso a errores. Los huéspedes lo esperan cada vez más, y en plataformas como Airbnb, Booking.com o Vrbo, ya es un filtro habitual.
Ahora que el check-in online se ha convertido en el nuevo estándar, la gran pregunta es: ¿cómo mantenerse conforme a la ley?
El reto del cumplimiento legal: ¿Puede sobrevivir el self check-in a las nuevas normativas?
El sector vacacional está cambiando muy rápido y trae consigo cada vez más retos, entre ellos uno clave: cumplir con una normativa cada vez más exigente. Y en España, esto es crucial.
Con la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, los propietarios y gestores están obligados no solo a registrar a los viajeros, sino también a reportar los datos de las reservas a plataformas como SES.Hospedajes, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza, dentro del plazo y forma establecidos por la ley. Pero eso no es todo: también se exige verificar la identidad de los huéspedes antes de permitir su acceso a la propiedad, algo que puede resultar complicado o inviable si no cuentas con las herramientas adecuadas.
¿La consecuencia de no cumplir? Desde sanciones económicas hasta la paralización de la actividad. En este contexto, automatizar no solo es una cuestión de eficiencia, sino de supervivencia empresarial.
Adaptar el self check-in a la normativa local es imprescindible. La verificación de identidad digital, el registro automático de viajeros y el almacenamiento seguro de datos se han convertido en elementos clave para seguir operando dentro del marco legal.
La tecnología ya no es una opción, es el aliado que necesitas para mantener tu negocio protegido, actualizado y competitivo.
Soluciones expertas: así te ayuda Chekin a cumplir con la normativa
En un entorno legal cada vez más exigente, Chekin y Avantio se unen para ofrecer una solución completa que te permite cumplir con la normativa española sin complicar tu operativa diaria.
Gracias a su integración bidireccional, Chekin se conecta automáticamente con Avantio para que la gestión de viajeros y reservas sea totalmente fluida y automatizada. Desde la verificación digital de identidad hasta el envío de datos a las plataformas correspondientes (SES.Hospedajes, Mossos, Ertzaintza), todo ocurre en segundo plano, sin intervención manual y cumpliendo con los plazos exigidos por el Real Decreto 933/2021.
Además, Chekin genera automáticamente los documentos requeridos y almacena la información en la nube durante los tres años exigidos por la legislación. Esto no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que elimina la carga burocrática, permitiendo al property manager centrarse en aportar valor al negocio y en tareas más creativas.
Y Chekin ofrece mucho más que cumplimiento. Incluye check-in online personalizable, protección contra daños, gestión de tasas turísticas, upselling, guías digitales, acceso con llave digital y más—todo pensado para mejorar la experiencia del huésped, aumentar los ingresos por reserva y optimizar la gestión operativa.
¿Quieres saber más? Descubre cómo funciona la integración con Avantio.
Bonus: Más allá del cumplimiento—mejoras en la experiencia del huésped
Chekin también ofrece funciones pensadas para mejorar la experiencia del huésped, como:
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Check-in online personalizado con tu marca
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Gestión del impuesto turístico
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Control de accesos remoto
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Protección contra daños
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Herramientas de upselling
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Guías digitales
Junto con Avantio, te permiten aumentar la eficiencia operativa, cumplir con la normativa y ofrecer una experiencia profesional y sin fricciones.
¿Quieres saber más?
Consulta la guía completa de integración o revisa los recursos legales específicos por España.
¿Cómo crear un auto check-in más humano para ofrecer la mejor experiencia?
Automatizar no tiene por qué significar despersonalizar. Cuando se hace bien, el auto check-in puede resultar aún más acogedor—porque está diseñado en función de las necesidades del huésped.
Todo comienza con una buena estrategia de comunicación: asegúrate de enviar mensajes claros y amigables antes de su llegada, idealmente con imágenes o vídeos cortos que guíen el proceso—¡haz que se ilusionen con el viaje! Un mensaje a tiempo con todo lo necesario (info del alojamiento, instrucciones de acceso, contacto en caso de emergencia, FAQs…) puede hacer que se sientan atendidos desde el primer momento.
Para facilitarlo, Avantio ofrece funcionalidades pensadas para un check-in fluido, profesional y conforme: con el Check-in Online de Avantio, los huéspedes pueden subir su DNI, firmar documentos y compartir información clave antes de llegar. Herramientas como la mensajería automatizada, el Área de Huésped y la gestión de reseñas te ayudan a mantener la cercanía y ofrecer una experiencia tanto fluida como personalizada.
Y no olvides el toque humano: una guía digital de bienvenida, un consejo local, un mensaje personal. Estos pequeños detalles demuestran que detrás del sistema hay personas que se preocupan, y aumentan las probabilidades de recibir una reseña de cinco estrellas.
Trabaja de forma más inteligente, cumple la normativa y sigue creciendo
El auto check-in transforma una de las tareas más complejas en un proceso fluido y escalable. Se acabó esperar a los huéspedes que llegan tarde o perseguirles para obtener documentos de identidad a última hora. Solo necesitas un sistema seguro, automatizado y que devuelva al huésped la flexibilidad que espera—¡y a ti el tiempo que necesitas!
En Avantio, reunimos todo en un solo lugar: automatización desde el PMS, comunicación eficaz con el huésped y herramientas como Chekin para ayudarte a cumplir la normativa sin estrés.
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