Les utilisateurs de logiciel en France doivent faire face à une nouvelle norme restrictive en matière de facturation, et ce depuis le 1er janvier 2018. Il s’agit de la NF525 qui vient lutter contre toute forme de fraude dans les systèmes d’encaissement de liquidités et de la comptabilité de tous les logiciels disponibles sur le marché.
Qu’est-ce que la marque NF525 exactement?
Il s’agit de la loi française qui oblige les entreprises et logiciels à être certifiés en ce qui concerne la qualité et la sécurité du traitement de données correspondant à la vente de tout produit.
Cette loi s’applique à toutes les activités exposées à la TVA et qui enregistrent des paiements via un logiciel d’encaissement, de comptabilité ou de gestion. L’objectif est de disponibiliser sur le marché des systèmes sécurisés de gestion de flux financiers, d’éviter les fraudes à la TVA et d’assurer que les documents n’ont pas été manipulés posterieurement. Celle-ci s’applique à tous nos clients dont le siège social se situe en France et dans les DOM-TOM.
Cette nouvelle restriction provient d’une mesure européenne anti-fraude de 2016. Chaque pays européen peut établir ses propres critères selon la norme d’origine. En termes de pénalisation, il s’agit d’amendes allant jusqu’à 7500 euros pour les systèmes non-conformes.
Certificat de Conformité pour Avantio
Nous sommes fiers de vous confirmer qu’Avantio a été certifié NF525 par INFOCERT, acrédité par l’AFNOR (Agence Française de Normalisation).
Pour être conforme à la norme, nous avons mis en place des modifications supplémentaires et des mesures de sécurité au sein de notre logiciel de gestion. Ces changements comprennent :
- Un nouveau modèle de facturation: Un modèle de facturation adapté aux exigences de la NF525 a été créé. Ce modèle s’appelle « Facture prédéterminée nf525 » et il inclut tous les champs requis. Vous pouvez utiliser ce modèle standard ou le personnaliser selon vos besoins, mais les champs obligatoires doivent rester inclus.
- Factures et reçus: Ils ne peuvent être supprimés sous aucun prétexte. Tous les mouvements administratifs sont enregistrés et archivés. Cela vous permettra de fournir un historique complet des ventes en cas de contrôle fiscal.
- Édition: Vous ne pouvez rien éditer sur la facture une fois que celle-ci a été créée. Si la facture est incorrecte, vous devrez en créer une autre.
- Facture de remboursement = Facture négative. En France, les remboursements doivent être effectués avec le même numéro de serie que la facture. Vous devrez créer un nouvelle facture d’annulation avec un montant négatif. Exemple : si vous avez effectué une facture de 100€ avec le nº de série F2018 / 01, pour l’annuler vous devrez créer une nouvelle facture avec un montant négatif de -100€ avec le nº de série F2018 / 02.
- Les nº de série de facturation: Vous ne pouvez disposer que d’un numéro de série actif à la fois. Si un nouveau numéro de série est créé et enregistré, à partir de cet instant les numéros de séries antérieurs ne peuvent plus être utilisés.
- Les champs de facturation obligatoires: Les champs indiqués sur le modèle de la facture proviennent des exigences de la NF525. Nous avons optimisé la sécurité de la base de données grâce à un classement digital, des signatures électroniques et une exportation des transactions. Si une facture (avec un modèle personnalisé) n’inclus pas tous les champs obligatoires, vous ne pouvez pas finaliser la facturation jusqu’à ce que tous les champs requis soient corrigés ou ajoutés.
- Facturation de la réservation: Vous ne pouvez pas créer des factures si le total de la réservation n’est pas payé.
Notre objectif est d’offrir les meilleures solutions technologiques pour vous permettre d’être le plus compétitif possible sur le marché et de vous fournir les meilleurs outils qui sont en conformité avec les dernières exigences des législations en vigeur.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information.
