Es ist kein Geheimnis, dass wir derzeit in einer Zeit leben, in der sich die Ferienvermietungsbranche technologisch rasant verändert und wächst.
Die Möglichkeiten für Ferienhausverwaltungsagenturen sind endlos, vor allem wenn es um die Zunahme von intelligenten Produkten und Software geht, die auf Automatisierung spezialisiert ist. Leider haben wir auch gesehen, dass viele Unternehmen ihren Wettbewerbsvorteil verloren haben, weil sie nicht in der Lage waren, neue Tools zu nutzen.
In diesem Artikel erläutern wir die Vorteile der Automatisierung und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Immobilienverwaltungssysteme automatisieren können, um die Rentabilität Ihrer Ferienvermietung zu steigern und Ihr Unternehmen zu vergrößern.
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Was ist Automatisierung der Immobilienverwaltung?
Die Automatisierung der Immobilienverwaltung ist ein Prozess, bei dem die Technologie sich wiederholende Aufgaben übernimmt, ohne dass man ständig eingreifen muss. Mit fortschrittlicher Software wie Avantio können Vorgänge, die früher zu den Aufgaben eines Hausverwalters gehörten, jetzt automatisch erledigt werden.
In der Kurzzeitvermietungsbranche können Softwarelösungen für die Immobilienverwaltung eine Vielzahl zeitaufwändiger Vorgänge steuern, von der Kommunikation mit den Gästen bis zur Verwaltung der Einnahmen. Es ist nie zu spät, damit anzufangen. Ein Bericht von McKinsey aus dem Jahr 2020 zeigte, dass Unternehmen, die die Automatisierung als Priorität in ihrem strategischen Planungsprozess definierten, viermal erfolgreicher waren als solche, die dies nicht taten.
Laut einer Statistik von Operto sind 85,9 % der Fachleute im Hotel- und Gaststättengewerbe der Meinung, dass der Einsatz von Technologien zur Automatisierung von Abläufen in den nächsten zwei Jahren für sie eine Priorität sein wird. Hier ist unser erster Tipp: Warten Sie nicht zwei Jahre, sondern fangen Sie jetzt an.
Welche Aufgaben können innerhalb der Immobilienverwaltung automatisiert werden?
Die Automatisierung der Verwaltung Ihrer Ferienimmobilien ist ein Muss, wenn Sie Zeit sparen, menschliche Fehler reduzieren und Ihr Unternehmen effizient ausbauen möchten. Werfen wir einen Blick auf 5 verschiedene Aufgaben der Immobilienverwaltung, die Sie noch heute automatisieren können.
Verwaltung von Buchungen
Wenn Sie eine Immobilienverwaltung haben, nutzen Sie wahrscheinlich mehrere Online-Reisebüros und Direktbuchungs-Websites, um Ihre Unterkünfte zu bewerben. Mit einer Immobilienverwaltungssoftware können Sie alles von einer einzigen Plattform aus erledigen. Kalender und Anfragen über verschiedene Kanäle können in Echtzeit aktualisiert und synchronisiert werden, so dass Sie freie Unterkünfte erkennen und Doppelbuchungen vermeiden können. Wenn Sie Benachrichtigungen einrichten, können Sie potenziellen Mietern auch eher rechtzeitig antworten.
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Kommunikation mit Gästen
Die Vorbereitung lokaler Einblicke und Empfehlungen ist ein sicherer Weg, um das Urlaubserlebnis Ihrer Gäste zu verbessern. Mit Automatisierungstools können Sie professionelle Vorlagen verwenden und einen authentischen Ortsführer erstellen, der Ihre Besucher beeindrucken wird. Sie können auch Ihre Hausregeln erweitern und einen Leitfaden mit Anweisungen für die Nutzung bestimmter Annehmlichkeiten des Hauses erstellen.
Revenue management
Einer der wichtigsten zu automatisierenden Bereiche ist das Revenue Management. Wenn Sie mit einer großen Menge an Daten oder Trends zu tun haben, ist es immer sicherer, mit komplexen Algorithmen zu arbeiten, die für positive Ergebnisse sorgen. So sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern treffen Ihre Entscheidungen auch auf der Grundlage von Fakten statt auf der Basis von Gefühlen.
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Online check-in
Während sich die Reisebranche von der Pandemie erholt, setzen sich berührungslose und Online-Check-ins gegenüber den herkömmlichen Methoden immer mehr durch. Der Online-Check-in ist für beide Seiten bequemer: Immobilienverwalter müssen nicht für jede Buchung zum Vermieter und zurück fahren, und die Gäste müssen nach einem langen Reisetag keinen unangenehmen Small Talk führen. Mit Automatisierungstools und Mieterscreening können Sie Ihre Immobilien vor Schäden und Diebstahl schützen.
Verfolgung von Zahlungen und Buchführung
Wenn Sie häufig Online-Zahlungen von Portalen oder Mietern verfolgen müssen, ist dies genau das Richtige für Sie! Mit automatisierten Immobilienverwaltungssystemen können Sie Mietzahlungen planen und alles im Auge behalten, was bezahlt, fällig oder überfällig ist.
Wie kann man die Immobilienverwaltung automatisieren?
Wenn Sie mit dieser Technologie nicht vertraut sind, fragen Sie sich vielleicht, was die ersten Schritte sind, um Ihre Workflow-Automatisierungen einzurichten.
Schritt 1: Machen Sie ein Brainstorming über die Aufgaben, die Sie automatisieren möchten
Nun, da Sie eine Liste von Aufgaben haben, die automatisiert werden können, ist es an der Zeit, auszuwählen, worauf Sie sich konzentrieren möchten. Mit der Zeit werden Sie die meisten Prozesse automatisieren können, aber vorerst sollten Sie sich auf die zeitaufwändigsten konzentrieren. Einige Ideen sind:
- Der Check-in/Check-out-Prozess
- Benachrichtigung der Gäste
- Synchronisierung von Buchungen über mehrere Plattformen hinweg
- Antworten auf Gästebewertungen
- Nachverfolgung von KPIs
Verbringen Sie Stunden damit, Ihre Buchungen oder Angebote von OTAs wie Airbnb und Vrbo zu synchronisieren? Nimmt Ihr derzeitiger Check-in-Prozess einen großen Teil Ihres Tages in Anspruch? Analysieren Sie, welche Vorgänge Ihre Arbeitsbelastung am stärksten beeinträchtigen, und suchen Sie ein Tool, das auf diese Funktion spezialisiert ist.
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Schritt 2: Wählen Sie das richtige Automatisierungstool für Ihre Bedürfnisse
Es gibt eine Vielzahl von Automatisierungswerkzeugen auf dem Markt, die für Ihr spezifisches Immobilienverwaltungsunternehmen geeignet sein können oder auch nicht. Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie sich Ihre langfristigen Ziele vor Augen führen. Hier sind einige führende Automatisierungstools, die einen Blick wert sind:
- Avantio..Diese Software umfasst ein Ferienwohnungsverwaltungssystem und einen Channel Manager in einem. Der mit über 60 Portalen weltweit integrierte Channel Manager für Ferienwohnungen von Avantio ist äußerst nützlich für das automatisierte Buchungsmanagement.
- PriceLabs. Wenn Sie auf der Suche nach einem Tool für die automatische dynamische Preisgestaltung sind, empfiehlt PriceLabs Tarife unter Berücksichtigung von Faktoren wie Saisonalität und Wochentagstrends.
- AirDNA. Verfolgen Sie Ihre Fortschritte mit AirDNA, einem Tool, das automatisch Kurzzeitvermietungsdaten sammelt, um einen individuellen Bericht zu erstellen.
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Schritt 3: Beginnen Sie mit der Anpassung
Wenn Sie eine für Sie geeignete Plattform gefunden haben, können Sie im nächsten Schritt damit beginnen, die verschiedenen Elemente an Ihr Immobilienmanagement anzupassen.
Nehmen wir die Gästekommunikation als Beispiel. Nehmen wir an, Sie verwenden das automatische Nachrichtensystem von Avantio. Um die Vorteile dieses Tools richtig zu nutzen, sollten Sie Vorlagen für alle Arten von Nachrichten erstellen, die Sie an Ihre Gäste senden werden. Immobilienverwalter verschicken in der Regel Nachrichten für:
- Buchungsbestätigungen
- Ankunftsvorbereitungen
- Anfragen zur Instandhaltung der Immobilie
- Begrüßung der Gäste
- Vor der Abreise
- Notfälle
- Umbuchungen oder verlängerte Aufenthalte
- Überprüfung von Anfragen
Um das Beste aus der Automatisierung zu machen, erstellen Sie eine einzigartige Vorlage, die für jeden Gast individuell angepasst werden kann. Ihre Gäste werden sich sehr gut betreut fühlen und Ihren Kundenservice großzügig bewerten.
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5 Vorteile der Automatisierung
Die Automatisierung verbessert nicht nur eine Komponente Ihres Unternehmens – wenn sie richtig durchgeführt wird, können Sie eine Reihe von Abläufen und Verfahren optimieren. Hier sind 5 Möglichkeiten, wie Sie von der Immobilienautomatisierung profitieren können.
- Vorteil 1: Standardisierte Abläufe
Durch standardisierte Abläufe wird die Möglichkeit, wichtige Schritte zu übersehen, drastisch reduziert. Vor allem, wenn Sie mehr als 20 Ferienunterkünfte verwalten oder mit einem Team zusammenarbeiten, kann die Einheitlichkeit, die mit der Automatisierung einhergeht, die Qualität Ihrer Dienstleistungen erheblich verbessern.
Das Schöne an der Automatisierung ist, dass Sie viele unzusammenhängende Prozesse auf einmal erledigen können und am Ende sogar bessere Ergebnisse erzielen als zuvor.
- Vorteil 2: Weniger Kosten und mehr Einnahmen
Manuelles Arbeiten kostet Zeit und viel Geld. Die Investition in eine Vermietungssoftware mit Automatisierungstools schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe, indem sie Ihnen hilft, Geld zu sparen und mehr Buchungen auf einmal zu erhalten.
Durch die Automatisierung Ihrer Gästekommunikation mit Avantio können Sie 40 % Ihrer monatlichen Ressourcen einsparen. Und da viele Vorgänge mit Software erledigt werden können, sparen Sie auch Schulungs- und Personalkosten.
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- Vorteil 3: Keine Doppelbuchungen mehr
Es ist natürlich, dass Menschen Fehler machen, aber in der Ferienvermietungsbranche können Ungenauigkeiten oder Fehlinterpretationen schnell zu unzufriedenen Gästen und negativen Bewertungen führen. Mit automatisierten Buchungstools können Sie beruhigt sein, denn Sie wissen, dass Ihre Kalender und Reservierungen richtig bearbeitet werden.
- Vorteil 4: Verbessern des Gästeerlebnisses
Von dem Moment an, in dem Ihre Gäste Ihr Haus buchen, bis zu den Wochen nach ihrer Abreise – die Automatisierung Ihrer Gästekommunikation nimmt Ihnen enorm viel Arbeit ab. Sie ersparen sich nicht nur ständige Telefonanrufe, E-Mails und Textnachrichten, sondern können auch jedes Mal, wenn ein Gast mit einer automatisierten Nachricht kontaktiert wird, ein einheitliches Qualitätsniveau sicherstellen.
- Vorteil 5: Hochwertige Leistungsberichte und Nachverfolgung
Dank der automatisch erstellten Leistungsberichte können Sie sicherstellen, dass Sie die KPIs Ihrer Immobilienverwaltung nie aus den Augen verlieren. Ganz gleich, ob es sich um die Rentabilität Ihres Unternehmens oder die Zahlungen der Eigentümer handelt, diese Kennzahlen und Finanzberichte helfen Ihnen, Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten.
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Fazit
In einer sich so schnell entwickelnden Branche ist es notwendig, immer über technologische Fortschritte informiert zu sein und schnell Chancen für Ihr Ferienvermietungsgeschäft zu erkennen. Das beginnt damit, die richtige Software zu finden – eine, der Sie vertrauen und an die Sie glauben.
Avantio ist seit mehr als 20 Jahren für seinen dynamischen und innovativen Ansatz zur Automatisierung bekannt. Die Software wird ständig weiterentwickelt und ist ideal für Immobilienverwaltungsunternehmen mit bis zu 500 Einheiten, die ihre Abläufe auf einer einzigen Plattform rationalisieren möchten.
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