Points clés à retenir
Le self check-in automatise l’arrivée des voyageurs, réduit les tâches manuelles et libère un temps précieux pour vous concentrer sur la croissance de votre activité.
Il vous aide à rester conforme aux réglementations locales grâce à la vérification d’identité automatisée et à la transmission des données obligatoires.
Les voyageurs bénéficient d’un processus d’arrivée fluide et flexible, avec des instructions automatisées claires.
L’intégration du PMS Avantio avec des outils comme Chekin permet d’unifier sécurité, efficacité et conformité réglementaire.
Le self check-in dans les locations de courte durée n’est pas seulement une question de confort : c’est une composante essentielle d’une activité de location saisonnière évolutive. Qu’il s’agisse de permettre les arrivées tardives ou de réduire les coûts opérationnels, il offre de la flexibilité aux voyageurs et de l’efficacité aux gestionnaires. Les attentes des voyageurs évoluant vers des expériences fluides et sans contact, le self check-in devient rapidement la norme — et non l’exception.
Mais cette évolution s’accompagne aussi de nouveaux défis. Partout en Europe, les réglementations liées à la location saisonnière changent rapidement. Les gestionnaires doivent désormais respecter des obligations strictes concernant la vérification d’identité, la transmission des données et la conformité légale des arrivées.
Alors, comment offrir une expérience fluide et moderne sans négliger les exigences réglementaires ?
Pas d’inquiétude : nous allons vous expliquer comment fonctionne le self check-in aujourd’hui, pourquoi il est essentiel pour développer votre activité, à quoi ressemble le paysage réglementaire actuel, et comment Avantio et ses outils intégrés peuvent vous aider à rester conforme, gagner du temps, et offrir une excellente expérience à vos voyageurs.
Comment fonctionne le self check-in (étape par étape) ?
Le self check-in peut sembler être un grand changement si vous êtes habitué à remettre les clés en personne, mais c’est un processus simple, piloté par des outils intelligents et l’automatisation. Pour les voyageurs, l’expérience est intuitive. Pour les gestionnaires, la mise en place est plus facile que prévu — et scalable. Mais à quoi cela ressemble-t-il concrètement ?
Pour les voyageurs :
- Confirmation de réservation : après la réservation, le voyageur reçoit un email de confirmation. Cela peut être suivi d’un message automatique d’arrivée envoyé directement via le PMS d’Avantio.
- Informations avant l’arrivée : quelques jours avant l’arrivée, les voyageurs reçoivent automatiquement des informations clés comme l’adresse du logement, l’heure d’arrivée, les consignes d’accès et les contacts utiles — tout au même endroit.
- Accès au logement : le jour de l’arrivée, les voyageurs accèdent au logement en suivant les instructions reçues. Cela inclut souvent un code de serrure connectée, un clavier à code ou un boîtier sécurisé. Aucun échange en personne n’est nécessaire.
- Support client : si besoin, les voyageurs peuvent vous contacter via des outils de support automatisés ou par les coordonnées fournies. Mais dans la plupart des cas, le processus est fluide, autonome et sans stress.
Pour les gestionnaires :
- Choisir le bon mode d’accès : le self check-in peut être mis en place via une serrure connectée, un clavier à code, un boîtier sécurisé ou une application d’accès mobile. Ces solutions sont faciles à installer, largement disponibles, et permettent souvent de générer des codes uniques et temporaires, renforçant à la fois la sécurité et l’automatisation.
- Automatiser les messages avec Avantio : une fois intégré, votre système de check-in peut se synchroniser directement avec le PMS d’Avantio pour envoyer automatiquement les instructions d’arrivée. Utilisez des modèles personnalisés qui déclenchent des messages selon la date de réservation, l’heure d’arrivée ou les règles propres à chaque logement — pour gagner du temps tout en garantissant une expérience cohérente.
- Rester conforme grâce à la vérification d’identité : dans les régions où l’identification ou l’enregistrement des voyageurs est obligatoire, Avantio s’intègre parfaitement avec des outils comme Chekin ou Check-in Scan. Ces intégrations vous permettent de vérifier l’identité et de transmettre les données des voyageurs avant leur arrivée — à distance, de manière automatisée, et en conformité avec les réglementations locales.
Pourquoi les agences passent au self check-in ?
Le self check-in peut sembler un grand changement, mais il repose sur des outils intelligents et l’automatisation. L’expérience est intuitive pour les voyageurs, et facile à mettre en œuvre et à faire évoluer pour les gestionnaires. Alors pourquoi cette transition s’accélère-t-elle ?
La satisfaction des voyageurs est au cœur de toute activité de location de courte durée. Mais pour offrir constamment une expérience cinq étoiles, vos opérations doivent être solides.
Chez Avantio, notre objectif est d’aider les agences professionnelles à se développer. Et cela passe par des systèmes capables d’évoluer avec leur activité. Automatiser des tâches comme l’enregistrement permet à votre équipe de se concentrer sur l’essentiel.
Le self check-in offre flexibilité, sécurité et tranquillité d’esprit — sans ajouter de charge opérationnelle. Les check-ins en personne demandent du temps, des ressources, et sont sujets à des erreurs. Les voyageurs s’y attendent de plus en plus, et sur des plateformes comme Airbnb, Booking.com ou Vrbo, c’est même devenu un critère de filtrage par défaut.
Maintenant que le online check-in devient la norme, la vraie question est : comment rester conforme ?
Le défi de la conformité : le self check-in peut-il résister aux nouvelles réglementations ?
Avec l’évolution du secteur de la location de courte durée, les gestionnaires à travers l’Europe sont confrontés à des exigences réglementaires de plus en plus strictes. Ce qui se faisait auparavant manuellement est devenu un réseau complexe de règles nationales, où la moindre erreur peut entraîner des amendes, des restrictions sur les plateformes, voire la perte de licence.
Voici un aperçu de quelques exigences par pays :
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Espagne : vérification d’identité obligatoire et transmission des données aux autorités via SES.Hospedajes ou la police locale, selon le décret royal 933/2021
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Italie : enregistrement sur Alloggiati Web, transmission des données à l’ISTAT, et conservation des documents pendant 5 ans
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Allemagne : enregistrement via AVS et stockage sécurisé des données pendant au moins 12 mois
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Autriche & Suisse : utilisation de plateformes régionales comme Feratel ou systèmes locaux comme celui de la ville de Zurich
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Portugal : transmission obligatoire des données à l’AIMA via SIBA
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Royaume-Uni : des réglementations nationales sont en cours d’élaboration
Dans ce contexte, le self check-in n’est pas qu’une solution de confort — c’est un atout pour la conformité. Avec les bons outils, vous pouvez automatiser la vérification d’identité, l’enregistrement des voyageurs et le stockage sécurisé des données en ligne, tout en respectant les lois locales et les exigences de conservation des données.
La non-conformité n’est pas juste un risque : c’est une responsabilité juridique.
La solution ? Automatisez la conformité dès le premier jour.
Comment Chekin vous aide à rester conforme
Rester en conformité ne signifie pas devoir renoncer à l’automatisation. Chekin, entièrement intégré au PMS d’Avantio, permet aux gestionnaires de biens de respecter leurs obligations légales dans toute l’Europe — sans nuire à l’expérience client.
Grâce à une intégration bidirectionnelle, les données circulent automatiquement entre Avantio et Chekin. Vous pouvez :
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Enregistrer les voyageurs
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Vérifier les pièces d’identité
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Générer et transmettre les documents obligatoires
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Stocker les données de manière sécurisée dans le cloud — en respectant les délais de conservation spécifiques à chaque pays
(par exemple : 3 ans en Espagne, 5 en Italie, 1 an en Allemagne et au Portugal)
Chekin prend en charge la conformité dans plusieurs juridictions. Que ce soit pour envoyer les données des voyageurs à SES.Hospedajes ou aux Mossos d’Esquadra en Espagne, à AVS en Allemagne, à Alloggiati Web en Italie ou à l’AIMA via SIBA au Portugal, Chekin vous aide à garantir que votre activité de location reste en conformité, où que vous opériez.
La vérification d’identité biométrique proposée par Chekin répond également aux exigences légales dans plusieurs pays.
Bonus : bien plus que de la conformité — améliorez l’expérience des voyageurs
Chekin ne se limite pas à la conformité. L’outil renforce aussi l’expérience client grâce à des fonctionnalités à forte valeur ajoutée, comme :
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Online check-in en marque blanche
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Collecte automatique de la taxe de séjour
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Gestion des accès à distance
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Garantie contre les dommages
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Outils d’upselling
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Guides numériques personnalisés
Ensemble, Avantio et Chekin vous aident à améliorer votre efficacité opérationnelle, à respecter les obligations légales et à offrir un parcours voyageur fluide et professionnel.
Comment créer un self check-in centré sur l’humain pour offrir la meilleure expérience à vos voyageurs ?
L’automatisation ne doit pas être impersonnelle. Bien conçue, une expérience de self check-in peut être encore plus chaleureuse — car elle est pensée autour des besoins des voyageurs.
Tout commence par une bonne stratégie de communication et une mise en œuvre efficace : assurez-vous que les voyageurs reçoivent des instructions claires et conviviales bien avant leur arrivée, idéalement accompagnées de visuels ou de courtes vidéos explicatives — de quoi leur donner envie de commencer leur séjour ! Un message bien programmé contenant toutes les informations nécessaires (infos sur le logement, accès, personne à contacter en cas d’urgence, FAQ, etc.) peut vraiment faire la différence et les rassurer.
Pour simplifier cela, Avantio propose une gamme de fonctionnalités conçues pour garantir un processus de check-in fluide, professionnel et conforme. Grâce au online check-in, les voyageurs peuvent télécharger leur pièce d’identité, signer les documents nécessaires et transmettre les informations clés avant leur arrivée. Des outils comme la messagerie automatisée, l’espace voyageur (Guest Area) et la gestion des avis vous permettent de rester connecté et de proposer une expérience à la fois fluide et personnalisée.
Et n’oubliez pas les touches humaines : un guide de bienvenue digital, un bon plan local, un petit mot personnalisé. Ces attentions montrent qu’il y a quelqu’un derrière l’écran — et augmentent vos chances d’obtenir un avis cinq étoiles.
Travaillez plus intelligemment, restez conforme, continuez à développer votre activité
Le self check-in transforme l’un des plus gros casse-têtes opérationnels en un processus fluide et évolutif. Plus besoin d’attendre les voyageurs en retard, ni de courir après les documents à la dernière minute. Vous mettez en place un système automatisé, sécurisé, qui offre aux voyageurs la flexibilité qu’ils attendent — tout en vous faisant gagner un temps précieux.
Chez Avantio, nous centralisons tout : automatisation via le PMS, communication client, et intégrations avec des outils comme Chekin pour vous aider à rester conforme, sans stress.
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