Quando si tratta di gestire con successo un’attività di case vacanza, bisogna tenere in considerazione due importanti fattori: gli incassi e i profitti.
Mentre gli incassi rappresentano la quantità totale di denaro generato, il profitto è l’importo che rimane dopo aver dedotto le spese, per cui è possibile che si verifichi una perdita netta pur continuando a generare incassi. Per mantenere un’attività sostenibile e duratura, specialmente in questi tempi difficili, è importante che i Property Manager si concentrino sull’aumento dei profitti delle loro case vacanza.
Avantio e AJL Atelier hanno unito le forze per offrire una soluzione a 360 gradi e di recente hanno realizzato un webinar insieme in cui hanno fornito cinque dei suggerimenti più importanti per migliorare i profitti delle proprietà. Al webinar hanno partecipato Simon Lehmann, CEO e co-fondatore di AJL Atelier, Kyle Davies, Senior Account Executive di Avantio e Manuel Giner, CEO di Avantio.
In questo articolo, utilizzeremo i preziosi consigli di questi esperti per ispirare idee ed esempi pratici che i Property Manager professionisti possono utilizzare per migliorare la propria attività.
Le vulnerabilità di un Property Manager
Come ci ha ricordato il COVID-19, i Property Manager professionali e l’industria dell’ospitalità in generale sono estremamente vulnerabili all’impatto di eventi imprevedibili.
AirDNA e STR hanno pubblicato un report nel 2020 che esamina l’impatto della pandemia sulle case vacanza. Quello che hanno scoperto è che “le prenotazioni globali sono diminuite del 47%, da oltre 2,3 milioni nel gennaio 2020 a soli 1,2 milioni ad aprile. Anno dopo anno, le prenotazioni globali sono diminuite del 61%”.
Nonostante questi numeri preoccupanti, i Property Manager che avevano compreso l’importanza della redditività hanno avuto molte più probabilità di sopravvivere alle rigide restrizioni di viaggio dello scorso anno, poiché sono stati in grado di identificare ciò che non funzionava e di apportare le modifiche necessarie.
Fonte: Anna Shvets / Pexels
Come trasformare la redditività della tua casa vacanza
Per darti un’idea migliore su come trasformare la redditività delle tue case vacanza, analizzeremo insieme questi cinque consigli:
- Calcola tutti i tuoi costi fissi e variabili
- Misura il vero costo dell’acquisizione dei clienti
- Dai priorità alla tua redditività
- Concentrati sulla riduzione dei costi operativi
- Rivedi regolarmente il tuo modello di business e i contratti con i proprietari
Iniziamo.
Consiglio 1: Calcola tutti i tuoi costi fissi e variabili
Comprendere e calcolare i costi fissi e variabili della tua attività è uno dei primi e più importanti modi per aumentare la redditività della tua casa vacanza, poiché ti consente di impostare strategicamente il prezzo delle tue unità.
I costi fissi sono spese costanti che mantieni nonostante i cambiamenti che possono verificarsi durante un certo periodo, mentre i costi variabili si riferiscono alle spese associate alle singole unità e che nel tempo salgono alle stelle. Alcuni esempi di costi fissi nelle attività di case vacanze sono:
- Pagamenti di mutui
- Stipendi dei dipendenti
- Assicurazioni
- Tasse immobiliarie
- Abbonamenti Internet, televisivi, ecc..
- Affitto degli uffici
Fonte: Charles Parker / Pexels
Invece, i costi variabili più comuni sono:
- Spese e commissioni di prenotazione
- Spese di marketing
- Tariffe del servizio pubblico
- Pagamenti ai proprietari
- Servizi di pulizia
- Costi di riparazione
Una volta stabiliti quali sono i nostri costi, cosa bisogna fare? Vediamo un esempio in concreto. Supponiamo che l’ammontare dei costi fissi di un alloggio sia di 1.200 euro al mese, mentre quello dei costi variabili abbia una media di 650 euro al mese (bisogna considerare che i costi variabili cambiano a seconda del numero di prenotazioni ricevute). Affinché questo alloggio sia redditizio, dovrebbe generare un minimo di 1.850 euro al mese.
Conoscendo questa cifra, saprai quanto addebitare agli ospiti per affittare l’alloggio e renderlo redditizio. Se la tariffa che applichi per gli ospiti non è realistica o se scopri che stai “scommettendo” sul 100% di occupazione durante tutto l’anno per raggiungere un guadagno minimo, allora dovrai trovare il modo per ridurre i costi.
Sia nel caso in cui la contabilità venga gestita direttamente da te che da un contabile, è essenziale considerare tutte le spese. Costi che possono sembrare insignificanti come quelli dei “Welcome basket”, finiscono per accumularsi quando le prenotazioni iniziano ad aumentare. Ogni piccolo dettaglio deve essere preso in considerazione nei costi totali.
Secondo Lehmann, è raccomandabile definire i costi fissi e variabili almeno una volta all’anno, sia a livello di business che in termini di prenotazioni, per poter modificare le tariffe di conseguenza e garantire la redditività.
Consiglio 2: Misura il vero costo dell’acquisizione del cliente
Generalmente i Property Manager hanno due clienti principali: i proprietari e gli ospiti. Quando il servizio a questi clienti è sbilanciato, cioè quando i proprietari o gli ospiti sono maggiormente favoriti, la redditività dell’attività ne risente.
Misurare il vero costo di acquisizione dei clienti da entrambe le parti, chiamato Customer Acquisition Cost (CAC) e Property Acquisition Cost (PAC), è essenziale perché ti consente di sapere se stai gestendo un’attività redditizia con una strategia di distribuzione appropriata:
- I CAC sono quelli relativi all’acquisizione di nuovi ospiti, come i costi di marketing, il team commerciale e le commissioni alle OTA. Per calcolarlo è sufficiente sommare le spese necessarie per ricevere le prenotazioni e dividerle per il numero totale di clienti acquisiti. L’analisi di questo costo è fondamentale perché può aiutarti a riordinare i costi. Ad esempio, potresti scoprire che un determinato OTA non è più utile per la tua attività e quindi ridurre i suoi costi.
- I PAC sono le spese coinvolte nell’acquisizione di una nuova proprietà in affitto per le vacanze, come la generazione di nuovi contratti e le attività amministrative.
Per misurare con precisione il CAC e il PAC di una società di case vacanze, dobbiamo considerare anche sistemi di misura come il tasso di abbandono e di ripetizione. L’indice di turnover, che si riferisce alla percentuale di proprietari non mantenuti, può far schizzare alle stelle i costi se è positivo perché costringe i property managers a generare nuovi contratti.
Lo stesso vale per il calcolo del tasso di ripetizione o del numero di ospiti che prenotano di nuovo una struttura. Per aumentare il tasso di ripetizione, è importante concentrarsi sia sulle strategie di prenotazione diretta che sulle prenotazioni tramite il portale di OTA come Airbnb, Vrbo e HomeAway.
Secondo Lehmann un Property Manager deve avere almeno il 50% di prenotazioni dirette e il 50% indirette. Egli afferma che “I Property Manager devono bilanciare la loro attività e non mettere tutte le uova nello stesso paniere. Una cosa da tenere a mente è quella di pubblicare le case sul maggior numero possibile di canali perché, ancora oggi, vediamo molte persone nel settore che dipendono esclusivamente da Airbnb per la generazione della domanda”
“Un Property Manager che dipende da un OTA non ha una valutazione corretta dei suoi alloggi. La pandemia ha dimostrato che se un portale “chiude il rubinetto” non ha più domanda e la sua attività è finita”.
Fonte: cottonbro / Pexels
L’utilizzo di software per case vacanza come Avantio ti aiuta a risolvere questo problema. Non solo permette di integrarsi con le principali OTA e aumentare la tua visibilità, ma ti aiuta anche progettare il tuo sito web professionale per aumentare la fidelizzazione dei clienti ed affermare il tuo marchio.
Inoltre, un software per le case vacanze aiuta a migliorare la tua redditività perché è in grado di:
● Incorporare facilmente sconti e codici promozionali
● Aiutarti a vendere servizi aggiuntivi
● Regolare i prezzi automaticamente (e strategicamente)
Consiglio 3: Dai priorità alla tua redditività
Porre la redditività in prima linea nella tua strategia significa dedicare tempo e sforzi extra per garantire la longevità dell’attività. Questa idea è stata dimostrata in un recente caso di studio condotto da AJL Atelier per analizzare la redditività di Feeling Italy, un’agenzia di case vacanze sulla costiera amalfitana con più di 60 proprietà.
Elimina le proprietà non redditizie dal tuo portafoglio
Durante questo studio, AJL Atelier ha scoperto che mentre l’attività era redditizia rispetto al portafoglio, 10 delle proprietà stavano effettivamente apportando contributi negativi. Includendo proprietà non redditizie, l’agenzia aveva un margine di profitto del 4%. Una volta che queste unità sono state rimosse dall’equazione ed è stata eseguita un’analisi dei costi adeguata, la redditività è balzata all’11%, nonostante il calo dei ricavi.
Detto questo, identificando le proprietà che hanno un impatto negativo sul business e minimizzando i costi associati a queste unità, è possibile abbassare significativamente il bilancio ed essere più redditizio.
Oltre a monitorare indicatori chiave di prestazione come il reddito per proprietà, la tariffa media giornaliera e il tasso di occupazione, è necessario rivedere anche le caratteristiche delle aree in cui si trovano le proprietà. C’è un alto numero di case sfitte in città? Qual è il tasso attuale di criminalità nella zona?
Porsi domande giuste e condurre le ricerche necessarie ti aiuterà a decidere se vale la pena gestire una proprietà, sempre con un approccio rivolto alla redditività.
Adotta un approccio flessibile alle commissioni
Ci sono tre modi principali attraverso i quali il Property Manager corrisponde i canoni al proprietario:
- Modello tariffa fissa (“vuoto per pieno”): In questo modello, i Property manager pagano la stessa tariffa fissa ogni mese, indipendentemente dal numero di prenotazioni.
- Reddito garantito: Questo metodo garantisce un guadagno passivo ai proprietari per l’intero anno, il che significa che i Property Manager pagano un canone mensile fisso e mantengono i profitti. In questo caso, durante i periodi in cui non ci sono prenotazioni, i Property Manager devono comunque pagare lo stesso importo nonostante non generino alcun flusso di cassa.
- Modello a Commissione:. Il modello a commissione in percentuale è un metodo più flessibile dove i Property manager vengono pagati dai proprietari a seconda delle prenotazioni che generano.
I costi variano a seconda che si tratti di una casa in spiaggia, urbana o montagna. Poiché gli affitti urbani sono solitamente più ravvicinati e richiedono meno manutenzione, prevedono in genere una commissioni inferiore.
Inoltre, alcuni Property Manager possono addebitare ai proprietari anche commissioni aggiuntive come:
● Canoni di locazione
● Pubblicità
● Manutenzione
● Commissione per la gestione della Cedolare Secca
Sebbene in alcuni casi il modello a tasso fisso o a reddito garantito possano funzionare, sono spesso una soluzione imperfetta per chi lavora in aree soggette a stagionalità come la Puglia o la costa Veneta (Bibione, Caorle, ecc..). In questi casi, un approccio con una commissione flessibile è più vantaggioso, in quanto consente di professionalizzare la tua attività e adattare la tua strategia in base alla domanda di turismo in un determinato periodo di tempo.
Preparati alla crescita del mercato degli affitti brevi
Secondo Patrick Andrae, CEO di HomeToGo, le case vacanza continueranno a crescere nel 2021 grazie all’uso diffuso di alloggi alternativi ed assicura che “il nostro settore è stato quello che è cresciuto di più nel mondo del turismo e delle strutture ricettive; E questa accelerazione continuerà¨. Questa crescita è il risultato di nuove tendenze e cambiamenti nello stile di vita. Le persone, infatti, sono stanche di stare a casa tutto il tempo e desiderano viaggiare. Inoltre, l’aumento dei dipendenti che scelgono di lavorare in Smart Working si traduce in una certa flessibilità nel momento in cui scelgono dove alloggiare.
Per i Property Manager, l’aumento della domanda dopo il COVID è un’opportunità per aumentare la redditività e far crescere la propria attività. Per cavalcare l’onda post COVID in modo efficace, è bene tenere in considerazione i seguenti punti:
- Servizio clienti: ora più che mai, gli ospiti hanno grandi aspettative e apprezzano il fatto che il Property manager li faccia sentire benvenuti. Soddisfare il turista è possibile anche con piccoli gesti come offrire all’arrivo un vino e/o cioccolatini in omaggio o semplicemente assicurarsi che la cucina sia fornita di tutto l’essenziale.
- Evidenzia i tuoi punti di forza unici: dopo un anno di “lock down”, i viaggiatori desiderano qualcosa di diverso. Prenditi il tempo necessario per considerare ciò che distingue le tue proprietà ed evidenzia al massimo queste caratteristiche.
- Usa strumenti di automazione: risparmia tempo e fatica con strumenti di automazione che ti consentano di rispondere alle domande più frequenti ancor prima che si presentino. Ad esempio, riduci i messaggi dei turisti che richiedono la password del Wi-Fi dopo il check-in assicurandoti che tutte le informazioni siano chiaramente incluse in un’e-mail di benvenuto automatizzata il giorno dell’arrivo.
I Property Managers che si prepareranno per potersi distinguere quando inizierà il “nuovo boom” del turismo saranno in una posizione ideale per aumentare la propria redditività.
Fonte: Dimitry Anikin / Pexels
Consiglio 4: Concentrarti sulla riduzione dei costi operativi
Un altro modo per aumentare la redditività è quello di analizzare a fondo i costi operativi. Lehmann raccomanda di “realizzare il controllo dei costi almeno una volta all’anno, se non due” e mantenere un equilibrio tra i costi interni (che di solito sono fissi) e i costi esterni (che di solito sono variabili). In questo modo potrai assicurarti di mantenere un alto livello di qualità senza essere bombardato da costi insostenibili.
Valuta la possibilità di negoziare i contratti esistenti (ad esempio, quelli della pulizia o della lavanderia), di tenere traccia dei costi che potrebbero assorbire i proprietari (come i rifornimenti d’inventario) e rivedere la tua polizza assicurativa per scoprire esattamente da quali reclami o danni sei protetto.
Jeremy Gall, fondatore e CEO di Breezeway, afferma: “La cura della proprietà e le operazioni sono una delle aree più grandi dove i Property Manager possono ridurre i costi e aumentare la redditività”.
Secondo il suo Rapporto sulle operazioni immobiliari del 2021 , “La pianificazione della cura della proprietà e il coordinamento del lavoro e dei problemi con le attrezzature sono state due delle maggiori sfide per i Property Manager. Coloro che possono sostituire le soluzioni manuali con processi automatizzati possono eliminare più di 30 ore di tempo amministrativo. Ogni mese si possono risparmiare più di $ 50.000 in costi di manodopera, pulizia e manutenzione. “
Inoltre, esistono molte tecnologie “contactless” e altri progressi digitali nella tua azienda per risparmiare denaro a lungo termine. Prendi in considerazione alcune di queste tecnologie per rendere le tua case “smart” e risparmiare tempo e risorse:
● Serrature elettroniche per l’accesso senza chiave
● Guide digitali delle proprietà
● Sistemi di sicurezza intelligenti per la casa
● Termostati gestibili da remoto
Queste innovazioni sono vantaggiose per tutti, poiché non solo aiutano a ridurre i costi ricorrenti, ma migliorano anche l’esperienza dei tuoi turisti e la reputazione della tua agenzia.
Fonte: Kaboompics / Pexels
Consiglio 5: Rivedi regolarmente il tuo modello di business e i contratti con i proprietari
Sii flessibile con la tua comunicazione e la tua commissione. Più sei flessibile, più sarà facile reagire ai cambiamenti del mercato. Cerca di metterti nei panni dei proprietari e di collaborare con loro per costruire un rapporto basato sulla fiducia. Dopotutto, hanno effettuato un investimento significativo nelle case che ti hanno dato in gestione.
La presentazione della tua attività ai proprietari è altrettanto importante. Allo stesso modo in cui impareresti a commercializzare l’affitto della tua villa o la seconda casa di un cliente, dovresti anche essere in grado di commercializzare la tua attività. Manuel Giner, amministratore delegato di Avantio, consiglia di “includere i proprietari nel tuo piano di commercializzazione perché devi fare marketing per loro”.
Giner suggerisce di “aggiungere valore ai servizi che offri, anche se sono gratuiti. Ci sono molti servizi che i Property Manager forniscono ai proprietari e che devono essere pubblicizzati, come il sopralluogo della casa o l’apertura della porta a un manutentore. In questo modo i proprietari sanno cosa stai facendo per loro, anche se è gratis”.
Fonte: Picjumbo / Pexels
Conclusioni
La prossima volta che vorrai concentrarti esclusivamente sul reddito delle tue case vacanze, ricorda l’importanza della redditività e il suo ruolo nella creazione di un’attività sostenibile.
Seguendo questi cinque suggerimenti e prendendoti il tempo necessario per calcolare i tuoi costi reali, riducendoli ove possibile e adottando un approccio flessibile per la gestione dei tuoi affitti, potrai trasformare la tua attività e massimizzare i tuoi sforzi in un colpo solo.
