Punti chiave
La messaggistica centralizzata fa risparmiare tempo. Gestisci le conversazioni tra ospiti, proprietari e fornitori da un unico posto: non dovrai più passare da una piattaforma all’altra.
WhatsApp e SMS espandi la tua portata. Gli ospiti si aspettano una comunicazione secondo le loro preferenze. Tra i componenti aggiuntivi opzionali di Avantio ci sono la messaggistica WhatsApp verificata e gli SMS internazionali.
Risposte più veloci= Più prenotazioni.La sincronizzazione e le notifiche OTA in tempo reale aiutano i team a rispondere rapidamente e a migliorare i tassi di conversione.
Progettato per i team, non solo per le caselle di posta.Assegna i messaggi, aggiungi tag alle conversazioni e monitora i risultati tra prenotazioni e attività, tutto all’interno del tuo software per case vacanza.
Quando il tuo team deve passare continuamente da Airbnb a Booking.com, WhatsApp, SMS ed email per gestire le conversazioni, l’efficienza crolla. Le prenotazioni si perdono, i problemi di manutenzione restano irrisolti e il tuo team finisce per esaurirsi cercando di stare al passo.
Unified Inbox di Avantio cambia le cose.
Questo hub di comunicazione completamente integrato centralizza le tue conversazioni tra OTA, e-mail, SMS e WhatsApp, il tutto all’interno del tuo software di gestione case vacanze.
Che cosa è l’Unified Inbox nella gestione di case vacanze?
Una unified inbox riunisce tutte le comunicazioni con ospiti, proprietari e fornitori di servizi in un unico luogo.
- Visualizza e risponde in tempo reale ai messaggi di Airbnb, Vrbo e Booking.com
- Assegna le conversazioni a membri specifici del team o a determinate proprietà
- Inviare PDF, contratti, mappe e video
- Monitora gli esiti delle conversazioni e collegarli a prenotazioni, attività o flussi operativi
In Avantio, Unified Inbox fa parte di una potente soluzione all-in-one che combina il tuo PMS, il Channel Manager e il sito web di prenotazione in un unico ecosistema.
Perché i property managers hanno bisogno dell’ Unified Inbox?
1. Perché le risposte in ritardo ti fanno perdere prenotazioni
Piattaforme come Airbnb monitorano la velocità con cui rispondi e ti classificano di conseguenza.
Il tuo Unified Inbox dovrebbe avere:
- Sincronizzazione in tempo reale con Airbnb, Vrbo e Booking.com
- Notifiche push e monitoraggio SLA (in arrivo)
- Modelli per risposte automatiche, messaggi pianificati e dettagli di check-in
2. Perché il tuo team ha bisogno di responsabilità e chiarezza
When messages sit in a shared Gmail inbox, things fall through the cracks.
Il tuo Unified Inbox dovrebbe avere:
- Assegna messaggi a membri specifici del team
- Aggiungi note interne ai thread
- Tagga le conversazioni come “Urgente”, “Pagamento in sospeso” o “Risolto”
- Tieni traccia di chi gestisce cosa
Ciò riduce gli errori, migliora la responsabilità e fa risparmiare tempo durante i passaggi di consegne.
3. Perché gli ospiti non usano più solo la posta elettronica
I tuoi ospiti sono su WhatsApp e SMS, quindi dovresti esserlo anche tu.
Il tuo Unified Inbox dovrebbe avere:
- Un numero WhatsApp Business verificato collegato alla tua agenzia (non un cellulare condiviso!)
- Messaggistica SMS per ospiti locali e internazionali (tramite fornitori approvati)
- Tutti i messaggi, chat OTA, e-mail, WhatsApp e SMS, vengono archiviati insieme per una visibilità completa
4. Non si tratta solo di messaggi agli ospiti
Puoi anche utilizzare l’Unified Inbox per:
- Comunicare con i property managers i report sulla condivisione, la disponibilità e i pagamenti
- Gestire le conversazioni con i fornitori legate ad attività o prenotazioni
- Inviare le richieste di manutenzione direttamente al fornitore giusto, con foto o audio allegati
Ogni parte coinvolta ha una linea di comunicazione chiara, con data e ora, archiviata e assegnata alla proprietà corretta.
Lo sapevi? La maggior parte degli ospiti di case vacanze ha affermato che la comunicazione ha influenzato la loro probabilità di lasciare una recensione positiva.
“È davvero abbastanza la mia inbox attuale?”
Forse. Ma domandati:
- Il tuo strumento attuale può gestire Airbnb, Booking.com, e-mail e WhatsApp in un unico posto?
- Puoi assegnare thread al tuo team e aggiungere note interne?
- È possibile attivare un’attività di manutenzione da un thread di conversazione?
Se non lo è, stai sprecando tempo, aumentando il rischio di errori e lasciando prenotazioni sul tavolo.
Come si distingue Avantio
| Caratteristiche | Avantio Unified Inbox | Altri strumenti PMS |
| Sincronizzazione completa dei messaggi OTA (Airbnb, Booking.com, Vrbo) | ✅ Si | ✅/❌ Variabile |
| Integrazione WhatsApp Business | ✅ Inclusi | ❌ Spesso mancanti |
| Assegna thread ai membri del team | ✅ Si | ❌ Raro |
| Allega contenuti multimediali ai messaggi | ✅ Immagini, PDFs, audio | ❌ Spesso limitato |
| Collega i messaggi alle prenotazioni/attività | ✅ Originario del PMS | ❌Richiede strumenti extra |
| Suggerimenti per messaggi di assistenza AI | ✅ Aggiornamento 2025 | ❌ Non disponibile |
| SMS inclusi | ✅ Componente aggiuntivo opzionale | ❌ Supporto limitato per i Paesi |
Sulla base della documentazione disponibile al pubblico e della disponibilità tipica delle funzionalità tra i principali fornitori di PMS (2023-2025). Le caratteristiche effettive possono variare.
Cosa significa questo per la tua attività?
Se gestisci 20, 50 o anche 200 proprietà, il tempo è la tua risorsa più preziosa.
Unified Inbox di Avantio ti aiuta a:
- Controlla meno piattaforme
- Fai meno errori
- Rispondi più velocemente e converti più richieste
- Offri un’esperienza professionale e coerente agli ospiti e ai proprietari
Domande frequenti (FAQs)
Cos’è l’unified inbox?
L’unified inbox centralizza la comunicazione da più fonti (OTA, e-mail, WhatsApp, SMS) in un’unica interfaccia in modo che il tuo team possa gestire tutto da un unico posto.
Posso utilizzare la casella di posta di Avantio senza cambiare il mio PMS?
NO. Unified Inbox è completamente integrato nella suite software all-in-one di Avantio (PMS + Channel Manager + Sito web). Non è uno strumento autonomo.
Funziona con Airbnb e Booking.com?
SÌ. I messaggi provenienti da entrambe le piattaforme si sincronizzano direttamente con la tua casella di posta Avantio e puoi rispondere in tempo reale senza uscire dal sistema.
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