L'Intégration comptable sur Avantio

Vous allez maintenant utiliser le module de comptabilité du logiciel Avantio!

Nos formations vous aideront à mieux comprendre le fonctionnement du système et à garder une bonne gestion de votre comptabilité. 

Nous voulons que votre migration de données et votre formation sur ce module soient aussi simple et complète que possible. Dans cet esprit, vous trouverez ici les étapes à suivre, avant, pendant et après avoir migrer vos données comptables, et ainsi, commencer sur de bonnes bases.

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DÉCRET DE LOI HOGUET

La comptabilité et le contrôle des fonds mandants représentent une obligation imposée par le décret n.º 72-678 du 20 juillet 1972

Avantio a développé un module dans son logiciel permettant d’automatiser votre comptabilité dès la saisie d’une réservation, jusqu’à la réalisation d’un paiement.

Le comptable de l’entreprise pourra ainsi vérifier et certifier plus facilement que l’entreprise se conforme à la loi.

Module comptable

Quels avantages cela m’apporte-t-il pour la gestion des mandants en location saisonnière?

Ce module s’adresse aux agences qui souhaitent gagner du temps en automatisant la gestion de leur comptabilité.

Il fournit un outil unique permettant de réaliser le suivi comptable depuis le paiement d’une réservation jusqu’à la gestion des règlements des propriétaires et des fournisseurs.

Il permet aussi de gérer les taxes, de générer des factures, des rapports et toute la documentation nécessaire devant être transmise à votre comptable.

Fonctionnalités du module de comptabilité:

Calcul quotidien de la pointe de trésorerie, ou montant total de fonds de tiers détenus par l’agence.

Rapprochement bancaire, pour pouvoir vérifier et rapprocher les écritures enregistrées dans Avantio avec le compte bancaire via lequel l’agence encaisse ou rembourse les réservations de ses clients et reverse aux propriétaires, portails ou fournisseurs.

Rapports de Balance générale et Grand Livre pour que le comptable puisse vérifier tous les mouvements et soldes et éventuellement passer des écritures manuellement via le Journal, pour les mouvements non gérés automatiquement par le logiciel.

Que dois-je faire pour demander l’activation du module comptable

Vous pouvez demander l’activation du module en contactant l’un de nos conseillers, qui se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions.

Processus d´integration

Vous devez réaliser les étapes suivantes avant de commencer les séances de formation

Activation du module

Une fois que vous êtes prêt à migrer vos données sur Avantio, nous activerons le module de comptabilité.

Migration de vos Données

Ensemble, nous veillerons à ce que vos propriétés et les sections pertinentes du VRMS soient bien configurées.

Suivi technique

Une fois vos données intégrées sur le logiciel, nous organiserons un appel de suivi pour confirmer que le module comptable et les sections pertinentes du VRMS soient bien configurées.

Questionnaire de Pré-Activation du module de comptabilité

Pour mieux comprendre votre compagnie et vous accompagner, nous avons créés un court questionnaire qui ne prendra pas plus de 5 min à remplir. Cliquez-ici pour y accéder

Vérifications à réaliser avant la migration

Sur votre ancien logiciel :

Si possible, les comptes propriétaires et fournisseurs devront être soldés avant la migration
Les remises en banque (Chèque, Espèce, …) devront avoir été réalisés
Vous devrez avoir le moins de réservations en cours possibles. Il est donc conseillé de réaliser la migration en basse saison.
Vous devrez vérifier, sur votre ancien logiciel, la véracité des données comptables. Celles-ci doivent être à jour (Rapprochement bancaire, Paiements, etc.)

Sur votre logiciel Avantio VRMS :

Les informations de base de votre compte sont correctement configurés (Taxes, Pourcentages d’honoraires, etc.)
Les logements sont à jour et bien renseignés, avec un mandat propriétaire ainsi qu'un tarif associé et actualisé.
Un mandat valide utilisant la raison sociale par défaut existe pour chaque logement et réservation.
Les fiches fournisseurs et les extras ont bien été créées
Les réservations saisies dans votre logiciel sont toutes en statut “Pré-Réservation”
Les Portails sont configurés avec un pourcentage de commission permettant de calculer leur commission et de l'enregistrer comptablement.

Le jour de la migration

Les documents dont vous aurez besoins:

La Balance Générale

Le grand Livre

Ceux-ci devront être extrait de votre logiciel. Attention, plus aucune saisie comptable ne pourra être réalisée sur celui-ci, suite à l’impression de ces documents

Les 3 étapes pour saisir vos données comptables sur Avantio

Toute les écritures saisie sur votre logiciel devront être saisie avec la date de la migration,
et non la date apparaissant sur votre ancien logiciel

Saisie des règlements sur les réservations en cours 

(Attention!  Le statut de la réservation doit rester en Pré-reservation)

Saisie du solde des comptes Propriétaires et Fournisseurs
 Saisie du solde des comptes restant

Vérification

Une fois la saisie comptable terminée, il vous sera possible de vérifier que les données introduites correspondent bien aux données extraites de votre ancien logiciel en comparant les montants des balances générales.

Ressources

La formation continue est fondamentale pour la croissance continue de votre entreprise. Nos pages d'aide vous fournissent toutes les informations dont vous avez besoin sur les modules et les fonctionnalités de notre système, et vous tiennent aussi informés des nouveaux développements et fonctionnalités que nous lançons.

Annulation

La séance de consultation se fera dans la fenêtre horaire convenue avec la personne responsable de votre formation.

Si vous ne respectez pas ce créneau horaire, la formation sera suspendue et pourra être reprise dans un nouveau créneau horaire convenu à nouveau avec votre spécialiste.

Les formations suspendues n'auront pas priorité sur les nouvelles formations. Le client Avantio s'engage à suivre le protocole et à consacrer le temps nécessaire pendant la période de formation sur le module comptable.

Jusqu'à 2 annulations ou modifications de la date des sessions convenues peuvent être faites sans affecter la fenêtre horaire convenue et à condition qu'elles soient notifiées au moins 24 heures à l'avance.

Nous apprécions grandement le processus de mise en œuvre, par conséquent, il est nécessaire que vous suiviez les étapes indiquées par votre spécialiste et que vous accomplissiez les tâches qui vous sont assignées entre les sessions afin que la mise en œuvre puisse être complétée efficacement.
crer le temps nécessaire pendant la période de mise en place du module comptable.

Prise en main du module comptable

Académie Avantio

Les didacticiels sur cette plate-forme sont la principale ressource pour la configuration du compte Avantio VRMS.

Base de connaissances

Utilisez cette ressource pour trouver des informations détaillées sur chaque aspect du système Avantio.

Séances de consultation

Au cours de chaque session de consultation, votre spécialiste de la mise en œuvre examinera votre compte, vous aidera à approfondir vos connaissances sur le système Avantio et répondra à toutes vos questions.’