Come gestire appartamenti turistici?
Sappiamo che un business di gestione di appartamenti turistici è molto esigente. Molti compiti allo stesso tempo, una corsa contro il tempo per poter dare un servizio di qualità agli ospiti. Chiamate, fatture, check in out, reclami, ristrutturazioni, chiavi, posta e un’infinità di compiti che mantengono i gestori di appartamenti completamente sopraffatti tutto il giorno, soprattutto nelle stagioni di punta, dove questi problemi si moltiplicano e finiscono per soffocare il property manager.
Quest’articolo cerca di fornire soluzioni per focalizzare e automatizzare la maggior parte delle attività in un’unica applicazione, riacquistare il controllo e restituire ai gestori di appartamenti tempo prezioso in modo che possano concentrarsi sulla scalabilità della loro attività di alloggi per le vacanze verso un migliore funzionamento e un maggiore fatturato.
Tra le migliori soluzioni, tutti iniziano utilizzando un software per la gestione di appartamenti, concentrato in 3 strumenti indispensabili per ogni gestore di appartamenti, come un buon PMS (Property Management Software), un potente channel manager, e un proprio sito web che farà il lavoro di generare prenotazioni dirette, senza bisogno di portali. Noi lo chiamiamo All in One, e fa parte di un intero ecosistema pensato al dettaglio e in esclusiva per il settore turistico.
Che cos’è un software di gestione appartamenti turistici?
Si tratta di un software pensato esclusivamente per proprietari, gestori e società di gestione di appartamenti turistici che semplifica, unifica e automatizza tutte le attività relative alla gestione di alloggi turistici. Semplifica ai manager un utilizzo totale, da un unico luogo, che ottimizza il tempo impiegato per far funzionare la loro azienda o attività di vacanza.
Unisce i principali strumenti quotidiani di un gestore di appartamenti, come: registrazione degli inquilini, gestione dei contratti, contabilità e fatturazione, prenotazioni, occupazione, tariffe, manutenzione, comunicazioni con clienti o intermediari, rapporti, accessi, sicurezza, partner o connessioni automatizzate con i principali portali di prenotazioni alloggi vacanze.
Perché utilizzare questo tipo di app per la gestione di appartamenti vacanze?
Il fatto che ogni elemento impiegato da un gestore di appartamenti su base giornaliera sia completamente diversificato, fa sì che il tempo necessario si moltiplichi, e finiamo per dare un servizio peggiore e una mancanza di controllo dell’azienda in tutti gli aspetti. È difficile tenere sotto controllo tutti i dettagli ed è molto facile fallire e persino dimenticare i compiti, oltre a richiedere un numero maggiore di dipendenti per gestire gli appartamenti.
Con un software per appartamenti, uniamo tutte le attività in un unico software. Fornisce una panoramica dell’azienda in pochi clic da un’unica posizione, alcuni software consentono già la gestione dal tuo cellulare tramite un’app facile e intuitiva che ti permetterà di lavorare e controllare tutti i fattori dal divano o da un’amaca guardando il tramonto.
Un registro completo di tutto ciò che accade, degli account, degli ingressi e delle uscite, dei servizi, dei messaggi diretti, dei cambi di tariffa o di qualsiasi altro fattore rilevante, tutti i dati rimangono registrati in una cronologia dove consultare sempre in tempo reale ogni volta che si desidera.
Chi dovrebbe utilizzare questo tipo di software di gestione?
Il proprietario della società di gestione sarà sempre il principale beneficiario di unificare tutti i dati in un unico sito. Una visione a 360° del business in tempo reale consente di prendere decisioni migliori e di sapere dove poter apportare miglioramenti. Ma non dimentichiamo tutti i lavoratori e gli intermediari di cui dispone l’azienda, che possono migliorare l’efficacia e gestire in modo efficace e rapido ogni loro compito, oltre ad essere sempre aggiornati su qualsiasi novità.
Questo tipo di software è destinato alle seguenti figure:
Proprietari diretti con più proprietà, che possono tenere un registro delle operazioni quotidiane, compresa la manutenzione o la pulizia. L’automazione consentirà loro di ampliare il portfolio di appartamenti o migliorare aspetti essenziali di ogni alloggio per migliorare il loro tasso di occupazione.
Gestori di proprietà, persone o aziende che gestiscono una moltitudine di proprietà. È particolarmente utile per queste figure, poiché in questo caso i compiti si moltiplicano e la complessità di avere tutto sotto controllo è più complicata. Consente loro una maggiore destrezza per le operazioni quotidiane, la comunicazione con intermediari o servizi, o modifiche dei prezzi in modo massiccio per mantenerli sempre in linea con la stagione.
Gestori di villaggi turistici. Questi resort che offrono una varietà di tipi di alloggi come ville, bungalow, appartamenti, Chalet, cottage o anche glamping possono sfruttare i vantaggi di un software di gestione delle vacanze specializzato che migliora l’esperienza e il servizio agli ospiti, ad esempio automatizzando il check-in o la messaggistica diretta.
Immobiliare case vacanza sono un altro ente che può sfruttare al meglio l’uso di questo tipo di app di gestione di appartamenti, e aiutare i loro clienti facilmente a trovare la proprietà perfetta, anche se si desidera lungo soggiorno, Alcuni di questi software sono in grado di gestirlo in modo affidabile.
Cosa fa questo tipo di software per appartamenti?
Elencheremo in modo semplice alcune delle sue molte funzionalità che sicuramente ne avrai già sentito parlare quotidianamente, ognuna delle quali pensata nei dettagli da e per i gestori di appartamenti.
- Elenca gli appartamenti nel dettaglio. Descrizioni, foto, titoli, prezzi attributi speciali, dimensioni, camere e infinite personalizzazioni che daranno visibilità ai tuoi appartamenti e aumenteranno le prenotazioni, anche quelle dirette dal web.
- Controllo automatico delle tariffe, dove vengono automatizzate le date di alta e bassa stagione, sconti, codici promozionali o anche gli extra che possono essere aggiunti a una prenotazione.
- Accesso del fornitore: assegnazione di attività per prenotazione o alloggio a uno dei tuoi fornitori di servizi (pulizia, manutenzione…).
- Pagamenti ai proprietari: il proprietario è una parte fondamentale della tua attività di affitto vacanze, un rapporto trasparente. Attiva le liquidazioni automatiche risparmiandoti un sacco di tempo per fare quadrare i numeri.
- Dati dei clienti e prenotazioni in tempo reale, con una registrazione di nomi, e-mail, telefoni e persino messaggistica diretta via chat per avere il controllo di ogni inquilino che prenota. Regole di occupazione, condizioni di prenotazione o anche in alcuni casi, vendita incrociata con altri partner.
- Sito web aziendale di prenotazione diretta, da dove promuovere le prenotazioni dirette senza commissioni, dove sei completamente indipendente dal generare un’immagine del marchio e diventare un portale di grandi dimensioni nella tua posizione.
- Avvisi e notifiche per non perdere i dettagli di ogni mossa ed essere il gestore più veloce, può sempre portare buone recensioni.
- Accesso dei proprietari in tempo reale di ciò che accade nelle loro proprietà. Soggiorni, prezzi, recensioni, extra o anche bloccare nel calendario le vostre proprietà per uso privato.
- Fatture e contabilità, sempre importante semplificare questi compiti ai dipendenti. Un’altra meravigliosa qualità per la gestione degli appartamenti, si unifica e si semplifica al massimo la loro esportazione in diversi formati dall’app.
- Report ed esportazioni di qualsiasi documento in modo facile e sicuro. Possiamo vedere in generale i dati, confrontare, filtrare per date, portali, alloggi e un’infinità di funzionalità adattate al fatto che il gestore dell’appartamento abbia una visione chiara di ogni dato necessario.
- Calendario delle prenotazione, il famoso revenue calendar che ci aiuta a migliorare i tassi di occupazione. Attraverso un grafico molto amichevole, possiamo cambiare e migliorare le regole di occupazione, le notti orfane, le tariffe o il trasferimento degli ospiti.
- Channel manager, dove collegare in modo semplice tutte le nostre proprietà alle principali OTA e portali di vacanza di tutto il mondo. Il PMS è il centro da cui tutto è sincronizzato in tempo reale con tutte le piattaforme contemporaneamente. Lo strumento che spinge al successo la nostra azienda di gestione di appartamenti.
Elenco definitivo dei migliori software per gestire appartamenti turistici
Software di appartamenti con più di 20 anni di esperienza, creata a Valencia nel 2001, è attualmente una delle aziende leader nella gestione di appartamenti turistici in Italia.
Fortemente consigliato per offerte di appartamenti a partire da 20 unità. Mettono in evidenza i loro siti, molto al di sopra della concorrenza a livello di design e funzionalità.
Pro
- Channel Manager – 56 portali.
- All in One, PMS, Channel Manager e Web.
- Scalabilità, premia la crescita e riduce il costo unitario.
- Nessuna commissione di servizio.
- Premio Shortyz, miglior PMS e Channel Manager 2023.
- Globale, opera in oltre 45 paesi.
- Locale, su misura per ogni paese e necessità.
- Azienda con oltre 20 anni di esperienza.
Contro
- Versione responsive da migliorare
- No app disponibile
- Non adatto agli hotel
Kross Booking è una soluzione cloud completa che combina PMS, Channel Manager, sistema di prenotazione e molte altre funzioni, ottimizzata per hostal, hotel indipendenti, catene alberghiere, affitti vacanziali e appartamenti.
È ideale per chi gestisce strutture come ostelli, hotel, residenze turistiche e alloggi rurali.
Pro
- Conformità completa con ISTAT al 100%.
- Automatizzazione per l’invio di file alla polizia italiana ogni 24 ore.
- Prezzi multipli nell’OLB.
- Comunicazione SMS per turisti e fornitori.
- App dedicata per pulizie e compiti.
- Pianificazione dinamica con tariffe modificabili in loco.
Contro
- Software aggiornato in conformità con la legge italiana ma con necessità di miglioramenti.
- Tecnologia intuitiva e mobile-friendly, ma con spazio per crescita nel supporto.
- Supporto spesso ritenuto insoddisfacente.
- Onboarding collettivo invece di sessioni di formazione 1+1.
Magarental è una soluzione integrata pensata per gli amministratori di proprietà, facilitando la gestione delle operazioni, presentazione delle proprietà, contabilità e collaborazioni. Offre un sito web SEO reattivo e ideale per chi possiede almeno 5 proprietà o appartamenti per vacanze.
Per soddisfare tutte le tue necessità, Magarental propone soluzioni personalizzate in App, Siti Web e CMS. Se desideri creare un’app mobile o un sito web con un CMS su misura, Magarental è la scelta ideale.
Pro
- Forte eredità lavorando con grandi aziende VR in Italia.
- Software mobile friendly.
- Sistema di pagamento integrato “MagaPay”.
- Offerta di servizi SEO per clienti.
- MAGALIGHT per piccole imprese con prezzi competitivi.
Contro
- Connessione con Rental United potrebbe introdurre concorrenza nel mercato italiano.
- Offerta di servizi SEO anche a concorrenti (aziende VR).
- Servizio e supporto di bassa qualità.
- Mancanza di documentazione per formazione e supporto.
- Uso di Rentals United per portali non direttamente connessi.
Magellano è un software modulare per gli affitti turistici, con Channel Manager, Booking Engine e PMS. Gestisce prenotazioni, documenti fiscali e adempimenti legali, offrendo funzionalità come preventivi, self check-in e recensioni. Ideale per proprietari di alloggi e agenzie turistiche.
Pro
- Lunga collaborazione con alcune delle più grandi e antiche aziende VR in Italia.
- Tra i primi software nel settore VR.
- Nascita come software house, permettendo sviluppi personalizzati per grandi aziende VR.
- Aggiornamento del loro Channel Manager con connessioni più robuste.
- Presenza in tutti i principali eventi italiani, rafforzando la loro visibilità nel mercato.
Contro
- Servizio e supporto al cliente di bassa qualità.
- Mancanza di documentazione per la formazione o il supporto.
- Costi aggiuntivi per il supporto tecnico a schermo condiviso: 30€+IVA per 30 minuti.
- Mancanza di connessione con portali importanti, come Expedia.
- “Pagamento per chiamata” con il supporto tecnico.
VRBookings è da oltre vent’anni il software gestionale a fianco di piccoli e grandi Property Managers, Agenzie e Portali.
VR Bookings conta di un team multidisciplinare specializzato in Vacation Rentals, che unisce competenze di mercato e sviluppo software. Un vero e proprio consulente strategico-commerciale nel settore turistico, con un approccio integrato, andando oltre un semplice channel manager.
Pro
- Diversi piani tariffari in base alle esigenze
- Tutto in un unico Software in Cloud
- Network VRBookings per ampliare il portfolio
- Team specializzato che segue il cliente in tutto il processo di prenotazione a nome tuo.
Contro
- No app disponibile
- Poche piattaforme di pagamento
Quanto costa un software per gestire appartamenti?
Il prezzo del software può variare notevolmente a seconda di vari fattori, come il numero di proprietà che gestisci, le funzionalità di cui hai bisogno, la qualità del software, se hai un sito web o anche se hai più account con sedi e attività separate.
Software gratis o basico
Sono software scelti principalmente da proprietari e aziende con portfolio di alloggi molto piccoli che soddisfano piccole esigenze. Offrono buone funzionalità e un servizio sufficiente in rapporto qualità-prezzo per piccole imprese. il prezzo.
Per un’agenzia di piccole dimensioni con un portfolio di circa 20 alloggi, il software di gestione delle case vacanze ha un costo mensile fisso di €200. Questo si traduce in un costo di €10 per ogni alloggio gestito. È importante notare che, in linea generale, non ci sono costi di attivazione associati a questo pacchetto.
Software Medio/Alto
Offrono funzionalità molto più avanzate rispetto ad altri software sul mercato, un servizio di alta qualità: avanzano in continui sviluppi richiesti dal settore. In genere, la quota non include tutte le funzionalità del software e può essere acquistata separatamente.
Le tariffe medie richieste dai software di affitto di appartamenti vacanze in Italia sono divise in fasce.
Per un’agenzia con circa 50 alloggi, il costo mensile oscilla tra €300 e €500, traducendosi in un costo per alloggio tra €6 e €10. Mentre per le agenzie che gestiscono circa 100 alloggi, il costo per alloggio è compreso tra €4 e €6, con un costo totale mensile che varia tra €400 e €600. Anche in questo caso, non ci sono costi di attivazione previsti.
I costi di attivazione dipendono dalla qualità e dai servizi offerti all’interno del pacchetto. In generale, nell’ attivazione sono comprese web basica / booking engine con check-in online, guest area e formazione iniziale.
In ogni caso, ti consigliamo di fare una demo con il software di gestione che ti piace di più per conoscere nel dettaglio cosa pagherai e cosa include quel prezzo, poiché le tariffe sono molto ampie e variano a seconda delle esigenze e della tecnologia.
In conclusione, software che rende la vita più facile, appartamenti gestiti in modo sicuro, facile e professionale.
In relazione a quanto esposto in precedenza, speriamo di averti aiutato a capire cos’è un software di gestione di appartamenti turistici, per chi è, quali sono alcuni dei migliori sul mercato italiano, quali benefici può portare e un costo approssimativo dello stesso.
Ciò che è chiaro, è che se hai un’attività di gestione di appartamenti e vuoi farlo crescere con qualità e avere tutte le cose da fare sotto controllo, è sempre più complicato farlo senza un software di questo tipo. Automatizzare ogni passaggio è il passo successivo.
Prendi in considerazione che la concorrenza avanza molto velocemente, la tecnologia è arrivata per restare e avanza a un ritmo vertiginoso. Ora è il momento migliore per salire sulla barca e fare un salto qualitativo che ti permetta di fornire qualità in tempi e servizi, sia agli ospiti che ai proprietari.
Se siete alla ricerca di altri software di gestione di case vacanza, speriamo di avervi aiutato ad avere una visione globale del mercato e quali sono le vostre migliori opzioni.
