Conditions d’utilisation d’Avantio

Les conditions d’utilisation suivantes («conditions d’utilisation») s’appliquent à votre abonnement aux services Avantio (tels que définis ci-dessous), tels que sélectionnés lors de l’acceptation d’une proposition commerciale (la «proposition commerciale»). L’accord qui inclut la proposition commerciale et les présentes conditions d’utilisation prend effet à la date fixée dans la proposition commerciale (la « date d’entrée en vigueur »). Lisez attentivement ces conditions d’utilisation avant de faire suite à une proposition commerciale. En traitant et en acceptant une proposition commerciale, vous acceptez automatiquement les présentes conditions d’utilisation et confirmez les éléments suivants:

1. Acceptation de ces conditions d’utilisation

Pour utiliser l’un des services Avantio, vous devez d’abord accepter les présentes conditions d’utilisation. Vous pouvez accepter ces conditions d’utilisation en signant et en nous remettant une copie de notre proposition commerciale.

Vous voudrez peut-être imprimer ou sauvegarder une copie locale des Conditions d’utilisation pour vos registres, mais gardez à l’esprit qu’elles peuvent être modifiées de temps à autre. Veillez donc les consulter sur notre site (le « Site ») périodiquement.

2. Licence d’utilisation des services Avantio et des personnalisations

Avantio propose les services suivants sur son site: logiciel de location de vacances – VRMS, Channel Manager et conception de sites internet («Services Avantio»). À travers l’exécution de la proposition commerciale, Avantio vous octroie une licence limitée non exclusive et non transférable d’utilisation des services Avantio et de la documentation connexe régie par les présentes conditions d’utilisation. Vous ne pouvez utiliser les services Avantio que conformément à la documentation applicable qui vous a été envoyée et aux fins pour lesquelles ils ont été désignés et autorisés.

Licence d’utilisation des services Avantio, accordée tel quel (en l’état). Le client peut demander des développements personnalisés pour mieux s’adapter aux exigences spécifiques. Ces développements doivent être demandés par courrier électronique et seront évalués par une équipe Avantio désignée. Dans les 30 jours, Avantio communiquera un devis quant au développement estimé et un délai de livraison au client. Le délai de livraison devra être accepté par le client. Avantio se réserve le droit de rejeter les demandes de personnalisation si elles ne sont pas conformes à la valeur ajoutée ou à l’utilisation prévue du logiciel.

3. Abonnement

Avantio accorde une licence à ses services Avantio via un abonnement, conformément aux présentes conditions d’utilisation. En outre, Avantio se réserve le droit de mettre à jour les services Avantio périodiquement. Chaque mise à jour sera considérée comme faisant partie des services Avantio et sera régie par les présentes conditions d’utilisation.

Vous ne devez en aucun cas autoriser l’utilisation d’une version des services Avantio par des tiers, ni utiliser les services Avantio après l’expiration de la licence. Le droit d’accès aux services Avantio vous sera personnel et vous ne pourrez pas transférer, par cession, sous-licence ou de toute autre manière, le service ou le droit d’accéder ou d’utiliser les services Avantio à une autre personne ou entité, sans l’autorisation écrite préalable d’Avantio. Vous acceptez qu’Avantio puisse céder vos droits ou déléguer vos obligations en vertu des présentes Conditions d’utilisation ou de tout Accord applicable à un tiers, à la seule discrétion d’Avantio et sans préavis.

4. Comment puis-je m’abonner aux services d’Avantio?

Tout client potentiel peut demander une démonstration d’un service offert par Avantio via le Site. Une fois la démonstration terminée, Avantio vous contactera pour vous faire une proposition commerciale qui détaillera les services d’Avantio et un projet qui sera conçu en fonction de vos besoins. En signant la proposition commerciale et en effectuant le paiement demandé, vous devenez un client Avantio.

5. Comment puis-je payer pour les services Avantio?

La personne désignée comme contact de facturation pour votre compte Avantio (« Contact de facturation ») devra fournir à Avantio une carte de crédit, un chèque ou un compte SEPA valide pour le prélèvement, afin d’activer votre compte. En outre, le contact de facturation peut payer Avantio par virement bancaire. Les paiements seront faits de manière anticipée à Avantio avant le 5ème jour de chaque mois.

Les paiements seront effectués à Avantio au cours des 5 premiers jours du mois de chaque période de facturation.

S’il paye avec une carte bancaire, le contact de facturation sauvegardera les informations de la carte bancaire mise à jour et donnera à Avantio un nouveau numéro de carte bancaire valide si l’ancienne carte est désactivée ou si elle ne dispose pas de fonds suffisants pour payer les frais d’abonnement d’Avantio.

Si vous souhaitez contester des frais facturés par Avantio sur la carte bancaire de votre contact de facturation, vous accepterez de régler ce différend avec Avantio et de rechercher une solution. Vous acceptez expressément de ne pas contester les frais auprès de l’émetteur de votre carte de crédit, ce qui pourrait constituer un « rétrofacturation » pour Avantio. Les paiements rejetés ou retournés peuvent générer des

Avantio se réserve le droit de mettre votre compte en attente, de suspendre votre accès aux services Avantio ou d’annuler les services Avantio si votre solde est impayé (par chèque, carte bancaire ou virement bancaire), 10 jours après qu’Avantio vous envoie le rappel de paiement. Si vous avez désactivé votre compte, vous devrez payer des frais de rétablissement de 250 euros.

VEUILLEZ NOTER que les prix des Services Avantio peuvent être ajustés annuellement, à compter de la date anniversaire de la date d’entrée en vigueur, avec un préavis écrit d’au moins soixante (60) jours à l’avance, de la part d’Avantio envers le contact de facturation.

6. Annulation des services Avantio

6.1 Comment puis-je annuler les services d’Avantio?

Vous devez fournir à Avantio un préavis de 90 jours avant la désactivation de votre compte. Avant de désactiver les services Avantio, toutes les factures en attente seront mises à jour. Une fois qu’Avantio a confirmé que le solde de votre compte a été réglé, vos données seront supprimées dans un délai de 10 jours ouvrables.

6.2. Annulation de l’abonnement ou du service Avantio

Avantio se réserve le droit de ne pas renouveler les services Avantio à tout moment, avec un préavis écrit d’au moins un mois.

Avantio peut annuler l’abonnement ou la prestation de services à un client immédiatement pour les raisons suivantes.

1. a) Non-paiement de l’abonnement
2. b) Autorisation, cession ou accès au logiciel Avantio à des tiers sans le consentement d’Avantio.
3. c) Propagation et / ou manifestation d’informations sur la technologie Avantio.
4. d) Opinions publiques susceptibles de nuire à l’image de marque Avantio.

6.3 Remboursement

Les frais de service payés ne seront pas remboursés tant que le client aura eu accès au service. En cas de résiliation du contrat à une date donnée, au-delà de laquelle une période prépayée subsiste, la partie correspondante sera remboursée.

7. Propriété des services Avantio, données et contenu

Avantio est le propriétaire exclusif des services Avantio et votre utilisation des services Avantio ne vous concédera aucun droit ni intérêt sur aucune propriété intellectuelle d’Avantio, telle que les conceptions, les dispositions, le contenu, les codes de programme, les scripts et les structures-cadres. données communes, ainsi que d’autres propriétés intellectuelles d’Avantio, à l’exception du contenu et des données téléchargées par l’utilisateur. Les conceptions graphiques ou le contenu créé par Avantio spécialement pour vous, dans le cadre des services Avantio, vous appartiennent et peuvent être utilisés dans d’autres contextes. Tous les autres éléments de conception (tels que les modèles de site Web personnalisés) sont la propriété exclusive d’Avantio.

7. 1 Confidentialité

Toutes les données relatives à la structure, à la conception, aux fonctionnalités et aux versions du logiciel Avantio sont strictement confidentielles pour chaque client et fournisseur. Le client n’aura pas le droit de partager des données relatives au logiciel Avantio avec des tiers, ce qui pourrait entraîner un conflit d’intérêts. Le client ne peut utiliser le nom de marque d’Avantio ni faire de déclaration publique concernant la société sans l’approbation des représentants d’Avantio.

8. Contenu configuré par vos soins (contenu du client)

Avantio ne dispose d’aucun droit de propriété sur les données utilisateur que vous avez configuré. Avantio a le droit de stocker ou de transmettre les données que vous fournissez et vous acceptez d’indemniser et d’exclure Avantio de toute réclamation ou cause d’action pouvant découler de ces données. Vous serez seul responsable de l’obtention de tous les permis et autorisations nécessaires pour utiliser légalement chacun des droits de propriété intellectuelle par le biais des services Avantio, y compris, entre autres, les permis et autorisations associés à leurs noms de domaine. Vous acceptez que toutes les données envoyées, stockées ou distribuées par vous même en relation avec les services Avantio

(i) ne sont pas fausses, inexactes, frauduleuses ou trompeuses;

(ii) n’enfreindra aucun droit d’auteur, brevet, marque de commerce, secret commercial ou autre droit de propriété, droit de publicité ou vie privée de tiers;

(iii) ne violera aucune loi, statut, ordonnance ou réglementation;

(iv) ne doivent pas être diffamatoires, calomnieux, menaçants ou de harcèlement illégal;

(v) ne contiendra pas de contenu sexuellement explicite, obscène ou pornographique;

(vi) ne contiendra pas de langage ou d’images choquantes, profanes, haineuses, menaçantes, nuisibles, diffamatoires, harcelantes ou discriminatoires;

(vii) ne contiendra pas de violence graphique;

(viii) n’exprimera aucune déclaration ou position concernant des questions sensibles ou controversées sur le plan politique, et ne contiendra aucun autre type de contenu politique;

(ix) ne contiendra pas de virus, chevaux de Troie, vers, bombes à retardement ou autres programmes de programmation destinés à endommager, interférer de manière préjudiciable, intercepter ou exproprier sournoisement des données ou informations personnelles; et

(x) ne supposera aucune responsabilité pour Avantio et ne lui feront pas perdre, totalement ou partiellement, des clients ou des services provenant de fournisseurs de services ou d’autres fournisseurs.

Avantio recommande vivement, avec l’aide d’un avocat, de rédiger vos propres conditions et politiques de confidentialité, ainsi que d’autres accords applicables à votre entreprise et à la juridiction dans laquelle vous exercez vos activités. Si vous choisissez d’utiliser des « modèles de document » génériques que nous fournissons, vous acceptez (a) que vous êtes conscient qu’Avantio n’est ni un cabinet d’avocats ni un avocat, qu’il ne fournit pas de conseils juridiques et que vous n’avez effectué aucune enquête, représentation ou garantissez que les dits documents sont applicables ou adéquats pour votre entreprise ou votre juridiction, ou s’ils sont conformes à la législation en vigueur, et renoncez à chacune des réclamations et causes d’action contre Avantio, en acceptant d’indemniser et de dégager Avantio de toute responsabilité et de tous les résultats, pertes, réclamations, dommages, jugements, coûts ou dépenses (y compris les honoraires d’avocat) qui en découlent ou qui en résultent.

9. Marque de l’auteur et références client

Vous acceptez qu’Avantio puisse placer un logo ou un lien texte de taille et de position raisonnables sur les pages du site Web incluses dans les services Avantio, y compris les pages d’accès public de son site Web. Vous acceptez également qu’Avantio puisse faire référence à votre relation avec vous à des fins commerciales, promotionnelles et marketing.

10. Déni de responsabilité

Les services Avantio et toutes les données fournies par Avantio en rapport avec les services Avantio vous sont fournis « EN L’ETAT », sans garantie d’aucune sorte, explicite ou implicite, y compris, notamment, en ce qui concerne le marketing, l’aptitude à une utilisation ou un but particulier, ou toute autre garantie, condition ou représentation, orale ou écrite, et vous acceptez les Services Avantio, tels qu’ils sont généralement fournis ou personnalisés pour votre utilisation, à vos propres risques. Le système d’Avantio peut être soumis à des limitations, retards et autres problèmes inhérents à l’utilisation d’Internet et des communications électroniques. Avantio ne sera pas responsable des retards, des problèmes de livraison ou des autres dommages résultant de tels problèmes.

11. Limite de responsabilité

En aucun cas, Avantio ou ses sociétés affiliées ou liées ne pourront être tenus responsables de dommages indirects, accessoires, punitifs, exemplaires, spéciaux ou consécutifs, ni de pertes de données, revenus, bénéfices, profit ou autres avantages économiques résultant de quelque motif qui soit liée aux Services Avantio, aux présentes Conditions d’utilisation ou aux activités des parties ci-dessous, que ce soit par garantie, contrat, délit, négligence ou toute autre théorie légale ou équitable, et même si Avantio est informé de la possibilité de tels dommages. En particulier, Avantio ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages directs, indirects, accessoires ou particuliers résultant de votre utilisation ou de votre incapacité à utiliser les Services Avantio, en raison d’une panne du serveur ou de toute autre défaillance technique du Site, que ce soit ou non attribuable à nous. La limitation de responsabilité susmentionnée s’appliquera, qu’il s’agisse d’une action en justice, qui comprendra notamment un contrat, une négligence ou une action illégale, ou une action en équité, même si l’un de nos représentants autorisés a été informé ou devrait avoir connaissance de la possibilité de tels dommages. Naturellement, nous ferons de notre mieux, dans les meilleurs délais, les efforts commercialement raisonnables pour corriger tout échec sur le Site.

Si la responsabilité est établie à l’égard d’Avantio, d’un membre de son groupe ou de parties liées, la responsabilité totale de ces parties ne dépassera pas les montants que vous avez réellement payés au cours de la période d’un (1) mois précédant l’événement donnant lieu à à la dite revendication. Toute réclamation liée à votre utilisation des services Avantio doit être soumise dans un délai de six (6) mois à compter de la date à laquelle l’événement à l’origine de la dite action s’est produit.

12. La relation entre Avantio et vous

La relation entre Avantio et vous sera celle d’un entrepreneur indépendant. Aucune partie de ces Conditions d’utilisation ne doit être interprétée dans le but de créer un partenariat, une coentreprise ou une relation employeur-employé.

13. Relations avec les entreprises externes partenaires Avantio

Si le client choisit d’activer un service fourni par un partenaire Avantio, celui-ci accordera à Avantio le droit explicite de partager avec ce partenaire toutes les données client nécessaires à des fins d’exploitation, de facturation et d’audit, y compris, entre autres, les données. des clients et des réservations.

14. Indémnités

À travers ce document, vous acceptez d’indemniser et d’exclure Avantio et ses sociétés liées, ainsi que leurs dirigeants, administrateurs, employés et mandataires respectifs, de manière inoffensive et contre tout dommage, perte, responsabilité, poursuites, coûts ou dépenses (y compris honoraires d’avocat et coûts raisonnables) résultant d’une réclamation faite par un tiers, liée à votre utilisation des services Avantio ou à inexécution ou violation des présentes conditions d’utilisation.

15. Modification des présentes conditions d’utilisation

Avantio se réserve le droit de modifier les présentes conditions d’utilisation sans préavis, à tout moment et de temps à autre. Toute modification de ce type entrera en vigueur à compter de la publication d’Avantio sur son site. Avantio peut également informer ses clients de toute modification par courrier électronique ou toute autre correspondance à l’adresse de contact désignée du client. Avantio recommande aux clients de consulter périodiquement ces conditions d’utilisation afin de détecter les modifications éventuelles. L’utilisation continue des Services ou du Site Avantio par un client après de tels changements signifie que le client accepte le respect de ces changements. La version la plus récente de ces conditions d’utilisation remplacent toutes les versions précédentes.

16. Divisibilité

Ces conditions d’utilisation sont divisibles. Si une disposition est jugée inexécutable ou invalide, cette disposition sera toutefois appliquée dans toute la mesure permise par la loi en vigueur, et cette décision n’aura aucune incidence sur la validité ou le caractère exécutoire de toute autre disposition restante.

17. Non renonciation

Aucune violation par Avantio d’une partie quelconque de ces Conditions d’utilisation ne constituera une renonciation aux droits d’Avantio en vertu des présentes Conditions générales, que ce soit pour des actions passées ou futures de toute personne. Ni la réception de fonds par Avantio, ni la confiance d’une personne quelconque dans les actions d’Avantio dans Avantio ne constitue une renonciation à quelque partie de ces Termes et Conditions. Seule une renonciation écrite spécifique signée par un représentant autorisé par Avantio aura une répercussion légale.

18. Législation applicable

Si vous résidez en Europe ou dans un autre pays (à l’exception des États-Unis), vous acceptez que les lois de l’Espagne, sans tenir compte des principes de conflit de lois, régissent les présentes Conditions d’utilisation et tout différend de toute nature pouvant surgir entre vous et Avantio.

Si vous résidez aux États-Unis, vous acceptez que les lois de l’État de Floride, aux États-Unis d’Amérique, sans tenir compte des principes de conflit de lois, régissent les présentes conditions d’utilisation et tous les litiges de toute nature qui pourraient survenir entre vous et Avantio.

19. Litiges

Si vous résidez en Europe ou dans un autre pays (à l’exception des États-Unis), tout litige en rapport avec une proposition commerciale ou les présentes conditions d’utilisation sera soumis aux tribunaux de Valence, en Espagne.

Si vous résidez aux États-Unis, tout litige lié à une proposition commerciale ou aux présentes conditions d’utilisation fera l’objet d’un arbitrage confidentiel en Floride, aux États-Unis. L’arbitrage sera effectué selon les règles en vigueur de l’American Arbitration Association. La décision de l’arbitre est contraignante et peut servir de jugement à tout tribunal compétent. Dans les limites autorisées par la loi en vigueur, aucun arbitrage ne sera associé à une autre partie soumise aux présentes Conditions d’utilisation, par le biais d’une procédure d’arbitrage collectif ou de toute autre manière.

Contrat de service du Service Clients et conditions de l’implémentation d’Avantio

Ce contrat de services de support et d’implémentation fait partie des Conditions d’utilisation d’AVANTIO que l’agence de location saisonnière (ci-après dénommée « le Client ») doit signer au début d’une relation commerciale avec Avantio. Ce qui suit fait partie intégrante du contrat et l’Agence accepte donc les conditions générales décrites ci-dessous.

A. MISE EN ŒUVRE / INTÉGRATION

Avantio proposera au client un spécialiste de l’implémentation du service (ci-après « le conseiller »), qui saura vous guider dans la configuration et l’administration du système, conformément au protocole établi et décrit ci-dessous. En outre, le conseiller peut fournir une assistance et des conseils sur les meilleures pratiques pour configurer correctement le système, afin de mieux s’adapter aux besoins du client. Le conseiller sera le point de contact principal pendant le processus d’intégration et le client ne doit entrer en contact avec aucun agent du service clientèle avant la fin du processus de mise en œuvre.

Avantio fournira au client les informations de connexion, une fois son compte créé, par courrier électronique au point de contact principal du client (l’administrateur).

Le client s’engage à disposer de tout le matériel informatique nécessaire au bon déroulement des séances (micro et boîtiers, accès à l’ordinateur et connexion internet stable). Ces conditions sont indispensables pour que les sessions puissent avoir lieu.

Le processus d’intégration doit être suivi en plusieurs étapes:

1.1. Kick-off call : Le client recevra un email de bienvenue de son conseiller assigné avec ses informations de connexion et aura un accès immédiat pour utiliser le logiciel Avantio. Après cet e-mail, le conseiller organisera une réunion par vidéoconférence pour obtenir une introduction supplémentaire et se mettre d’accord sur le délai de l’implémentation.

1.2. Révision commerciale: avant de signer le présent contrat, le client aura effectué une révision commerciale exhaustive avec son Business Developer et aura conclu que le logiciel Avantio répond aux besoins, aux particularités professionnelles et aux exigences de son entreprise. En signant cet accord, le client accepte explicitement le logiciel Avantio TEL QUEL et ne demandera pas de période d’essai de notre logiciel sous licence.

1.2.1. Au cas où il y aurait un aspect particulier de votre entreprise, le client doit en informer le conseiller qui lui est affecté avant de commencer la formation. Le conseiller vous informera de toute configuration supplémentaire ou personnalisation requise dans le compte du client.

1.2.2. Si le logiciel d’Avantio ne s’adapte pas aux besoins du client, celui-ci accepte qu’il n’y aura aucun remboursement des frais d’installation associés.

1.3. L’implémentation du VRMS: conformément au plan de formation contractuel, le client disposera d’un plan d’heures de conseil avec le responsable de l’implémentation qui lui permettra de configurer correctement le système Avantio et d’administrer ses fonctions de base de manière autonome. Ces heures de conseil seront complétées par un accès à la plateforme d’apprentissage Avantio Academy où le client aura accès à toutes les connaissances en format multimédia.

1.3.1.  Avant le début des sessions de conseil, chaque membre de l’entreprise cliente recevra un accès à la plateforme d’apprentissage Avantio Academy et se verra attribuer les cours correspondant aux plans de produits contractés. Cet accès ne sera valable que pendant la période allouée à la mise en œuvre du nouveau système Avantio dans votre entreprise.

1.3.2. Le client sera tenu de suivre et de compléter tous les cours disponibles sur la plateforme d’apprentissage afin d’assurer une bonne connaissance et une bonne manipulation du système. Tous les doutes concernant l’implémentation, les cas d’utilisation et les particularités de l’entreprise seront abordés avec le conseiller lors des sessions de conseil et de suivi.

1.3.3. L ’implémentation du VRMS sera divisée en différentes sessions. Le conseiller sera libre de modifier la structure de cet agenda pour répondre au mieux aux besoins du client. Tous les points de l’agenda de l’implémentation doivent être couverts pour assurer une autonomie complète de l’administration du système Avantio. Les sessions de consultation permettront au conseiller de clarifier les doutes sur le contenu des cours, de fournir des conseils à l’entreprise et de surveiller le bon déroulement de l’implémentation. En aucun cas, les séances de conseil ne consisteront à répéter le contenu déjà fourni en format vidéo, le client disposant de ce contenu sur la plateforme d’apprentissage.

1.3.4. Entre chaque session, le client doit appliquer les connaissances acquises sur la plateforme d’apprentissage et saisir les coordonnées de son agence selon les instructions du cours et les conseils du conseiller. Si ces étapes ne sont pas respectées, la prochaine session pourra être reportée ou annulée, si l’on n’en est pas informé, au minimum 24 (vingt-quatre) heures à l’avance. Des retards répétés peuvent entraîner l’annulation du processus d’onboarding si les protocoles et les délais ne sont pas respectés.

1.3.5. Le calendrier de l’implémentation sera convenu dès l’appel de lancement (Kick-off call) avec le client en suivant à la fois les procédures établies selon le plan d’intégration contractuel, ainsi que l’engagement, les besoins et la disponibilité du client et du conseiller. Le non-respect de ce calendrier peut entraîner l’annulation complète du service de l’implémentation.

1.3.6. Saisie de données: si le client prend du retard lors de la saisie des données, Avantio peut fournir, moyennant des frais supplémentaires, un service de démarrage rapide ou une importation automatique des données (réservations, clients et propriétaires). Les données saisies automatiquement doivent suivre le document d’importation modèle exact fourni par Avantio et toute erreur provoquée par des données mal configurées ne sera pas de la responsabilité de Avantio. Nous pouvons également fournir le service d’importation des logements, des tarifs et des règles d’occupation depuis Airbnb. Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur ces services auprès de votre Business Developer ou du responsable de l’implémentation.

1.4. Implémentation du Channel Manager: une fois toutes les étapes décrites au point 1.3 de l’implémentation du VRMS finalisées avec succès, le client recevra un accompagnement spécialisé pour l’utilisation et l’activation du Channel Manager d’Avantio.

1.4.1. Le client reconnaît qu’à ce stade, l’administration d’Avantio VRMS se situe à un niveau autonome et que toutes les configurations requises conformément aux instructions du conseiller ont été correctement effectuées. Avantio n’assume aucune responsabilité pour les erreurs pouvant survenir à la suite d’une négligence ou d’une configuration incorrecte des données.

1.4.2. Avantio fournira au client la documentation complète disponible pour chaque connexion du Channel Manager, telle que les compatibilités, les limitations et l’administration de chaque portail et les réservations associées.

1.4.3. Avant de connecter ses propriétés à un portail désigné, le client déclare avoir lu attentivement toute la documentation fournie et avoir compris l’utilisation de la connexion. Le conseiller répondra à toutes les questions supplémentaires avant le démarrage. Avantio n’assumera aucune responsabilité pour manque de connaissances ou d’informations.

1.4.4. Une fois la connexion établie, le conseiller supervisera, en collaboration avec l’agence, toute défaillance éventuelle de la configuration ou de connexion. Le conseiller aidera à corriger ces erreurs afin de garantir le succès total du lancement du Channel Manager.

1.5. Suivi de la formation: une fois que le client a terminé l’activation du Channel Manager, le processus d’intégration sera finalisé et le client entrera dans la période de suivi de l’implémentation d’une durée de deux (deux) semaines. Pendant ce temps, toutes les questions qui pourraient survenir ou l’assistance nécessaire seront assumées par le conseiller, qui restera à ce stade le seul point de contact pour le client.

1.6. Finalisation de l’implémentation: une fois la période de suivi de l’implémentation terminée, Avantio considérera que le protocole de formation est finalisé. Le conseiller désigné présentera alors le client à l’équipe du service clients et expliquera les moyens de communication disponibles avec les agents du service clients et le calendrier de l’implémentation sera clôturé.

1.6.1. Après avoir réalisé le protocole d’intégration, le conseiller attribue au client une note moyenne basée sur l’évaluation générale de ses performances, accompagnée d’un certificat de connaissances permettant à l’utilisateur d’utiliser le système Avantio de manière autonome. Ce certificat sera nominatif et ne sera délivré qu’aux utilisateurs qui auront suivi le processus complet d’implémentation.

1.6.2. À partir de ce moment, le point de contact principal du client sera l’équipe du service clients via les moyens de communication spécifiés ci-dessous et dans les situations décrites dans la section Service Clients.

1.7. Intégration du site Web: si le client a souscrit un site internet Entreprise, un chef de projet spécialisé sera désigné. Le chef de projet Web informera le client du protocole d’intégration, du calendrier de conception du site internet et offrira une formation sur les fonctionnalités liées au site internet Avantio.

CALENDRIER ONBOARDING WEB

1. La durée du protocole d’intégration ne doit pas dépasser 15 (quinze) jours ouvrables à compter du premier jour de la signature du contrat. Le calendrier attribué au formateur pour chaque mise en place doit être respecté en tant que tel. Exceptionnellement, il peut être prolongé jusqu’à une période ne dépassant pas 5 (cinq) jours ouvrables supplémentaires.
2. Le client doit respecter la chronologie et se conformer à toutes les tâches conformément aux instructions du formateur pour assurer une exécution rapide.
3. Dans le cas contraire, le protocole de mise en place sera annulé et les frais de formation payés par le client seront bloqués, comme décrit ci-dessous.
4. Le protocole de mise en place est un service d’implémentation effectué une seule fois et ne peut pas être répété.
5. Des séances de formation supplémentaires peuvent être achetées sur demande.
6. Ce calendrier est exprimé pour ce qui concerne le processus de formation en ligne mais ne s’applique pas à la formation interne qui peut être accordée sur demande à des moments et à des prix différents.

B. SERVICE CLIENTS

1. Une fois le processus de mise en place terminé, le client peut disposer du service clients, fourni par Avantio.
2. Les quatre moyens de communication avec le service client d’Avantio sont via l’enregistrement d’un incident, le portail client, le chat en ligne et les appels programmés, *ceux-ci peuvent varier en fonction du plan de service contracté par le client.

2.1. Consultations techniques: vous pouvez signaler des problèmes techniques ou de système en utilisant notre portail client. Un maximum de 3 utilisateurs par entreprise aura accès à ce portail, à condition qu’ils aient terminé le processus de onboarding. Une fois générées, toutes les requêtes auront un numéro de suivi qui devrait être utilisé comme référence dans toute interaction avec l’équipe du service clients sur le sujet. Une fois une requête technique enregistrée, le client ne peut plus la dupliquer en enregistrant une requête par téléphone ou chat. Cela pourrait entraîner des retards dans l’administration et l’annulation d’une des requêtes.

2.2. Chat en ligne: la méthode de contact la plus efficace pour les requêtes et les demandes qui peuvent être résolues efficacement, sans besoin d’attention supplémentaire. La durée d’une discussion en ligne ne doit pas dépasser 10 minutes. Autrement, l’opérateur aura le droit de demander au client de soumettre un incident technique pour une analyse postérieure.

2.3. *Appels programmés : l’équipe du service clientèle peut organiser avec le client des appels par vidéoconférence d’une durée de 15 minutes, dont le but est de compléter des informations sur un dossier ouvert ou de clarifier une question qui peut être mieux exprimée que par écrit. Le partage d’écran peut être utilisé comme méthode de diagnostic pour apporter plus de clarté. En aucun cas, ces appels ne sont destinés à former le client à l’utilisation du système, puisque la base de connaissances et le matériel multimédia pour l’apprentissage du système sont à la disposition du client.  Les demandes envoyées via le portail client seront traitées avec le numéro de suivi, au cas où le client aurait une question concernant la demande.

3. Situations d’utilisation du service clients: le client peut accéder au service clients uniquement dans les situations suivantes: signaler des erreurs techniques, des défaillances du système ou des erreurs, demander l’activation d’une nouvelle fonctionnalité ou d’un nouveau module, demander la création d’un nouvel espace dans la base de données ou demander la révision d’un incident. L’équipe du service clientèle ne couvre pas la saisie, la mise en œuvre ni les configurations de données. Toute modification du compte du client doit être effectuée par un utilisateur autorisé de la société du client.

4. Matériel du centre de documentation et de connaissances: le client aura un accès complet aux guides de l’utilisateur, aux manuels et au matériel du centre de documentation et de connaissances d’Avantio, afin d’acquérir une connaissance complète de l’utilisation du système Avantio. Toute requête liée à la fonctionnalité, à la configuration ou à la compatibilité du système doit être consultée en premier lieu grâce aux documents disponibles dans le centre de documentation et de connaissances. Si la réponse n’est pas trouvée dans la documentation, le client peut enregistrer un incident technique auprès du service clients pour obtenir plus d’informations.

5. Disponibilité des services à la clientèle: le service clients sera offert du lundi au vendredi, de 9 h. m. à 6 p. m. CET. Une assistance limitée sera fournie les jours fériés, sauf le 25 décembre et le 1er janvier, où le service clients sera fermé.

6. Personnalisations: si le client présente une requête de fonctionnalité personnalisée à l’équipe du service clients, celle-ci sera transmise à l’équipe correspondante pour évaluation. Après une évaluation complète des implications et de la faisabilité, le client recevra un devis et une date d’échéance pour ce développement. Les suggestions d’amélioration qui n’impliquent pas de développement budgétisé seront transférées à l’équipe chargée des produits en vue d’améliorations et d’évolutions futures, mais n’impliquent pas l’obligation de mettre en œuvre ces suggestions ou de prévoir une date de mise en œuvre spécifique. Les cas ouverts correspondant à cette typologie seront considérés comme résolus par l’équipe du service clientèle et, si ces améliorations sont mises en place, les clients en seront informés par le biais d’une lettre d’information ou dans la section Mises à jour de la base de connaissances.

7. Récupération des données: si le client découvre que des données ont été accidentellement supprimées par un membre de la société du client, Avantio ne sera pas responsable de la perte de ces données. La récupération de données peut être demandée et facturée en tant que service supplémentaire. L’équipe technique évaluera la possibilité de récupérer les données perdues et fournira au client un devis et un délai d’exécution pour ce service.

C. OBLIGATIONS DU CLIENT

Un engagement important sera nécessaire de la part de l’entreprise du client pour se conformer au calendrier et aux tâches décrites dans le présent contrat. Par conséquent, le client doit garantir une participation effective à l’ensemble de l’implémentation.

Le client est tenu d’assister à toutes les sessions de formation et de s’assurer que toutes les parties intéressées de son équipe sont présentes et reçoivent une formation complète. Le client doit désigner un responsable de la mise en œuvre interne, qui aura un contact direct avec le conseiller en tant que point de contact principal.

Tous les nouveaux membres incorporés par le client dans son entreprise doivent recevoir une formation sur l’utilisation du système Avantio. Cela peut être fait par le client en fournissant une formation interne à son équipe ou en souscrivant une formation supplémentaire auprès d’Avantio. Les nouveaux membres de l’entreprise du client qui n’ont pas suivi de formation ne pourront utiliser le service clients uniquement si leurs connaissances du système est validée.

Le client doit respecter scrupuleusement le calendrier du processus d’intégration, terminer les tâches assignées après chaque session et informer le conseiller de tous les doutes lors de la mise en place.

Le client accepte que le non-respect de l’une des étapes mentionnées dans ce contrat pourrait entraîner la suspension du protocole d’intégration ou générer des coûts de mise en place supplémentaires, dont Avantio ne sera pas responsable.

Le client doit enregistrer correctement les incidences techniques, fournir des exemples, des captures d’écran et toutes les informations nécessaires afin que l’équipe du service clients puisse les examiner de la meilleure manière possible.

Le client, à tout moment, fera un usage responsable des services à la clientèle et traitera tous ses agents de manière respectueuse et avec politesse.

D. ANNULATION

Le client aura le droit d’annuler ou de différer un maximum de 2 (deux) appels de conseils planifiés avec au moins 24 (vingt-quatre) heures de délai pour en informer le conseiller attitré par téléphone ou par courrier électronique. Le conseiller proposera une autre date, en respectant toujours le calendrier convenu au départ.

L’annulation ou la modification de toute session de conseils planifiée moins de 24 heures à l’avance entraînera l’annulation et la perte de cette session de conseil. Les cas de force majeure sont exemptés.

L’annulation ou la modification de plus de trois (trois) sessions de conseils planifiées entraînera l’annulation totale du protocole d’intégration et la perte des frais d’installation. Le redémarrage du protocole d’intégration après son annulation impliquera le paiement de nouveaux frais d’installation.

E. EVALUATION DE LA FORMATION

• Une fois la formation terminée, le conseiller attribue une note dans chacun des domaines suivants:
• Implication dans le processus de formation
• Performance et connaissance du logiciel
• Interaction avec le conseiller
• Suivi du protocole
• Étapes de mise en place et connexion aux portails

F. HONORAIRES ASSOCIÉS

FRAIS D’INSTALLATION: les frais de mise en place sont un investissement initial effectué par le client pour couvrir le protocole d’intégration.

Frais de Service Clients: gratuit. Avantio fournit des services à la clientèle sans frais supplémentaires, inclus dans les frais mensuels d’utilisation du système. Toutefois, un abus du service clientèle sans motif justifié pourrait entraîner le paiement d’une taxe supplémentaire ou la suspension du service.

La société sera en mesure de fournir une formation et des conseils spécifiques pour former des équipes de plus de 4 personnes. Ces sessions seront facturées séparément et sur demande de devis, et pourront également être effectuées au siège de l’entreprise client.

Ce document a été révisé et mis à jour la dernière fois le 20 août 2021.