Comment optimiser la gestion d’appartements en location saisonnière ?
Nous savons que la gestion d’appartements en location saisonnière est une tâche extrêmement exigeante. Il faut faire face à de nombreuses responsabilités en même temps, en un temps limité, afin de fournir un service de qualité aux hôtes. Répondre aux appels, gérer les factures, effectuer les check-in/check-out, traiter les réclamations, superviser les rénovations, gérer les clés, répondre aux emails, et bien d’autres tâches encore. Ces différentes choses occupent pleinement les gestionnaires d’appartements tout au long de la journée. Cela devient particulièrement intense pendant la haute saison, lorsque ces actions se multiplient et peuvent submerger le property manager.
Cet article vise à proposer des solutions pour centraliser et automatiser la plupart des tâches au sein d’une seule application. Cela permet aux gestionnaires de location saisonnière de gagner un temps précieux pour se concentrer sur le développement de leur activité de location de vacances, en améliorant leur efficacité et en augmentant leurs revenus.
Nous proposons des solutions, et toutes passent par l’utilisation d’un logiciel de gestion d’appartements. Il permet de regrouper trois outils essentiels pour tout gestionnaire d’appartements : un excellent PMS (Property Management Software), un puissant channel manager, et un site web personnalisé qui génère des réservations directes, sans dépendre de plateformes tierces. Nous appelons cela le ‘Tout-en-Un’, qui fait partie intégrante d’un écosystème spécialement conçu pour le secteur touristique et minutieusement pensé dans les moindres détails.
C’est quoi un logiciel de gestion d’appartements de location saisonnière ?
C’est un logiciel conçu exclusivement pour les propriétaires, les gestionnaires et les entreprises spécialisées dans la gestion d’appartements de location saisonnière. Il simplifie, centralise et automatise toutes les tâches liées à la gestion de locations de vacances. Il offre aux gestionnaires un moyen de tout gérer depuis un seul et unique endroit, ce qui permet d’optimiser le temps consacré au développement leur entreprise ou leur activité de location de saisonnière.
Ce logiciel regroupe les principaux outils du quotidien d’une personne en charge de la gestion de la location d’un appartement en location saisonnière. Exemples : l’enregistrement des locataires, la gestion des contrats, la comptabilité et la facturation, les réservations, l’occupation, les tarifs, la maintenance, la communication avec les clients ou les intermédiaires, les rapports, les accès, la sécurité, les partenaires, ainsi que les intégrations automatisées avec les principales plateformes de location de vacances.
Pourquoi utiliser ce type d’application pour la gestion des appartements ?
Le fait que chaque élément utilisé quotidiennement par un gestionnaire de location saisonnière soit complètement diversifié entraîne une multiplication du temps nécessaire pour exécuter la tâche en question. La qualité du service proposée est alors affectée, tout comme le contrôle que l’on a sur l’entreprise dans tous les domaines. Il est difficile de maintenir un contrôle total dans tous les aspects, et il est très facile de commettre des erreurs ou même d’oublier des tâches importantes. Cela peut également nécessiter l’embauche d’un plus grand nombre d’employés pour gérer les appartements.
Avec un logiciel de gestion d’appartements, nous regroupons toutes les tâches en un seul logiciel. Vous obtenez une vue d’ensemble complète de l’entreprise en quelques clics, tout depuis un même endroit. De plus, certains logiciels permettent déjà une gestion depuis votre téléphone grâce à une application pratique et intuitive, vous permettant de travailler et de contrôler tous les aspects de votre entreprise depuis votre canapé ou même depuis un transat en admirant le coucher de soleil.
Ce système permet d’avoir un registre de tout ce qui s’y passe : comptes, arrivées, départs, services, messages directs, modifications de tarifs ou tout autre action pertinente. Toutes les données sont enregistrées dans un historique qui peut être consulté en temps réel quand vous le souhaitez.
Un logiciel de gestion d’appartements : c’est pour qui ?
Le propriétaire de l’entreprise de gestion sera toujours le principal intéressé de la centralisation de toutes les données en un seul endroit. Une vision à 360 degrés de l’entreprise en temps réel permet de prendre de meilleures décisions et de savoir où se trouvent les opportunités d’amélioration. Cependant, n’oublions pas tous les employés et intermédiaires de l’entreprise, qui peuvent améliorer l’efficacité et effectuer rapidement et efficacement chacune de leurs tâches, tout en restant constamment informés de toutes les nouveautés.
Ce type de logiciel est destiné aux personnes suivantes :
Les propriétaires directs ayant plusieurs biens immobiliers peuvent avoir un suivi des opérations quotidiennes, y compris l’entretien ou le nettoyage. L’automatisation leur permet d’élargir leur portefeuille d’appartements ou d’améliorer des aspects essentiels de chaque logement pour augmenter leur taux d’occupation.
Les gestionnaires de biens immobiliers, qu’il s’agisse de particuliers ou d’entreprises chargées de gérer de multiples propriétés. Cette solution est très utile à ce type de profil car les tâches se multiplient et la complexité de tout contrôler devient plus difficile. Cela permet aux administrateurs d’être plus agiles dans leurs opérations quotidiennes, de communiquer avec des intermédiaires ou des services, de modifier les prix de manière massive et de les maintenir toujours en phase avec la saison.
Les gestionnaires de centres de vacances, qui proposent une variété d’hébergements tels que des villas, des bungalows, des appartements, des chalets, des cabanes ou du glampings. Ils peuvent profiter des avantages d’un logiciel de gestion de locations saisonnières spécialisé pour améliorer l’expérience et les services aux clients grâce à l’automatisation du check-in ou de la messagerie directe, par exemple.
Les agences immobilières spécialisées dans la location de vacances peuvent également bénéficier de l’utilisation de ce type de logiciel de gestion d’appartements. Cela leur permet d’aider leurs clients à trouver facilement la propriété parfaite, même s’ils souhaitent un séjour sur du plus long terme. Certains de ces logiciels sont capables de gérer cela de manière fiable.
Les SCI (Sociétés Civiles Immobilières) en location saisonnière peuvent également bénéficier de logiciels de gestion : simplification de la gestion des réservations, la tarification dynamique, la communication avec les locataires et la gestion financière. Ce type de logiciel permet aussi d’automatiser les tâches opérationnelles, offrant aux propriétaires un gain de temps précieux pour se concentrer sur d’autres aspects de leur activité.
Que peut faire ce type de logiciel pour vous ?
Nous allons énumérer quelques-unes des nombreuses fonctionnalités d’un logiciel de gestion de location d’appartements. Vous allez très certainement les reconnaître. Chacune des fonctionnalités a été conçue dans le détail par et pour les gestionnaires d’appartements.
- Disposer d’une liste des appartements avec tous les détails. Descriptions, photos, titres, prix, caractéristiques spéciales, taille, nombre de chambres, et une multitude de paramètres personnalisés qui mettront en valeur vos appartements et augmenteront les réservations, y compris les réservations directes depuis le site web.
- Le contrôle automatique des tarifs, qui permet d’automatiser les dates de haute et basse saison, les remises, les codes promotionnels ou même les suppléments pouvant être ajoutés à une réservation.
- Accès aux fournisseurs : attribution de tâches par réservation ou logement à l’un de vos fournisseurs de services (nettoyage, entretien…).
- Règlements aux propriétaires : le propriétaire est une personne essentielle de votre activité de location de vacances, une relation transparente. Activez les règlements automatisés vous épargnera de nombreuses heures de calcul.
- Données clients et réservations en temps réel, avec un registre des noms, des adresses e-mail, des numéros de téléphone, et même une messagerie directe par chat pour garder une trace de chaque locataire qui effectue une réservation. Règles d’occupation, conditions de réservation, voire dans certains cas, vente croisée avec d’autres partenaires.
- Propre site web corporatif de réservations, permettant de promouvoir les réservations directes sans commission, vous offrant une totale indépendance pour créer une image de marque et devenir un portail majeur dans votre région.
- Alertes et notifications permettant de suivre chaque mouvement et d’être le gestionnaire le plus rapide pour bénéficier des meilleurs avis.
- Les propriétaires ont accès en temps réel à ce qui se passe dans leurs logements. Séjours, prix, commentaires, extras ou même blocage sur le calendrier de leurs logements pour un usage privé.
- Comptabilité et factures, il est toujours important de simplifier ces tâches pour les employés. Une autre grande qualité bénéfique à la gestion des appartements est que toutes les donnés sont unifiées et sont exportables facilement dans différents formats depuis l’application.
- Rapports et exportations de n’importe quel document facilement et en toute sécurité. Nous pouvons voir d’une manière globale les données, faire des comparaisons, filtrer par dates, portails, hébergements et un bien d’autres encore pour fournir au gestionnaire d’appartements une vision d’ensemble de toutes les données nécessaires.
- Calendrier de réservations, le fameux revenue planning qui nous aide à améliorer les taux d’occupation. Grâce à un graphique intuitif, nous pouvons modifier et améliorer les règles d’occupation, le nombre de nuits, les tarifs ou la délocalisation des clients.
- Channel manager, où vous pouvez facilement connecter toutes vos locations saisonnières aux principaux OTA et plateformes de location de vacances dans le monde entier. Le PMS est le centre à partir duquel tout est synchronisé en temps réel avec toutes les plateformes en même temps. C’est l’outil qui mène votre société de gestion d’appartements de location saisonnière à la réussite.
Liste définitive des meilleurs logiciels de gestion d’appartements de location saisonnière
Logiciel de gestion d’appartements avec plusieurs années d’expérience en Espagne, créé à Valencia, en 2001. C’est une entreprise leader dans la gestion d’appartements.
Il est particulièrement recommandé pour les appartements de plus de 20 unités. Leurs sites web se distinguent, bien au-dessus de la concurrence en termes de design et de fonctionnalités.
Les +
- Channel Manager – 56 portails.
- Tout-en-un, PMS, Channel Manager et Web.
- Récompense la croissance et réduit le coût par unité.
- Pas de frais de service.
- Prix Shortyz, meilleur PMS et Channel Manager 2023.
- Global, présent dans plus de 45 pays.
- Local, adapté à chaque pays et à chaque besoin.
- Entreprise avec plus de 20 ans d’expérience.
Les –
- La version responsive pourrait être améliorée
- Pas d’APP disponible
- Ne convient pas aux hôtels
Smoobu a été fondée en 2015 à Berlin, en Allemagne.
L’entreprise a été créée pour la gestion immobilière et a été optimisée pour les petits propriétaires d’appartements touristiques. C’est un logiciel à bas coût, idéal pour les gestionnaires ou propriétaires d’un nombre restreint d’appartement.
Les +
- Essai gratuit pendant 14 jours
- Logiciel fonctionnel et économique
- Connexion à Feratel
- Synchronisation complète des annonces
Les –
- Channel Manager avec peu de portails
- Pas de paiements automatisés
- Peu d’options de personnalisation
- Destiné aux propriétaires ou aux petites agences
- Site web et moteur de réservation basiques
Lodgify a été fondée en 2012 par Dennis Klett à Barcelone, en Espagne. C’est un logiciel conçu pour aider les petits propriétaires à gérer leurs biens plus efficacement.
Il permet aux propriétaires de créer manuellement des sites web que l’utilisateur peut modifier et gérer lui-même au quotidien, s’il en est capable.
Les +
- Différents tarifs en fonction des besoins
- Réduction en cas de paiement annuel ou bi-annuel anticipé
- APP mobile
- Site web ou système de réservation inclus dans le prix
- Support téléphonique 24h/24
Les –
- Connexion via Ical à certains portails
- Pas de diffusion automatique sur les portails
- Restrictions sur certaines parties du logiciel en fonction du tarif
- Commission par réservation sur le Plan Starter
BookingSync, l’entreprise française à l’origine de Smily, a développé une plateforme dédiée aux propriétaires et aux gestionnaires de locations de vacances de petite envergure.
Cette solution accompagne ces acteurs dans toutes les étapes de la gestion de leurs locations saisonnières.
Les +
- API publique
- Logiciel facile à utiliser
- Sites web
Les –
- Pas d’intranet pour les voyageurs
- Pas d’option « marque blanche »
- Pas de connexion avec Expedia
- Pas de vente croisée
- Le module de gestion des tâches (intranet des fournisseurs) est disponible qu’en supplément
Septeo, est un acteur de l’industrie immobilière depuis sa fondation en 2013 à Montpellier.
SPI Immobilier fait partie du groupe Septeo et accompagne divers acteurs du secteur dans la gestion de leurs activités : Syndic, Gestion Locative, Location Saisonnière et la Transaction.
Les +
- Comptabilité complète du fonds mandants
- Formateur comptable
- Partie gestion, syndic, gestion lovative, location saisonnière
Les –
- Pas de spécialisation en location saisonnière
- Service client
- Marketplace
- Engagement sur 2 ans si le nombre d’unités gérées change au cours du contrat
Quel est le coût d’un logiciel de gestion des appartements ?
Le prix du logiciel peut varier considérablement en fonction d’un certain nombre de facteurs, tels que le nombre de propriétés que vous gérez, les fonctionnalités dont vous avez besoin, la qualité du logiciel, le fait que vous ayez ou non votre propre site web ou même que vous ayez plusieurs comptes avec des sites et des entreprises distincts.
Logiciel standard ou gratuit
Ce sont des logiciels choisis principalement par les propriétaires et les entreprises qui ont un très petit portefeuille de logements et qui répondent à des besoins limités. Ils offrent de bonnes fonctionnalités et un bon rapport qualité/prix pour les petites entreprises.
Les prix peuvent varier en fonction du nombre de logements. Dans certains cas, plus vous avez d’unités, moins vous payez par unité. En outre, il existe également des frais mensuels fixes.
Pour vous donner une idée :
- Pour 20 logements : les prix peuvent varier entre 200 et 300 euros par mois, système de réservation inclus.
- Pour 80 logements : les prix peuvent varier entre 350 et 500 euros par mois, système de réservation inclus.
Logiciel plus avancé
Ils offrent des fonctionnalités beaucoup plus avancées que d’autres logiciels sur le marché, un service de haute qualité : ils évoluent constamment en fonction des exigences du secteur. Il est courant que le prix ne comprenne pas toutes les fonctionnalités du logiciel et que celles-ci peuvent être souscrites séparément.
Analysons de plus près, les coûts moyens d’un logiciel de gestion de location d’appartements en France :
- Pour 20 logements : les prix peuvent varier entre 300 et 450 euros par mois, système de réservation inclus.
- Pour 80 logements : les prix peuvent varier entre 500 et 700 euros par mois, système de réservation inclus.
D’autres logiciels de gestion d’appartements de location saisonnière facturent un pourcentage de commission d’environ 1 % par réservation, ainsi qu’une charge mensuelle fixe qui varie en fonction du nombre de logements.
Nous pouvons dire que le prix moyen, en France, d’un logiciel de gestion pour 20 appartements peut varier entre 200 et 450€ par mois. Pour 80 appartements, le prix moyen serait donc entre 350 et 700€ par mois, en fonction des fonctionnalités.
Dans tous les cas, nous vous recommandons de participer à une démo du logiciel de gestion qui vous plaît le plus pour savoir en détail ce que vous allez payer et ce qui est inclus dans ce prix, car les tarifs sont très larges et varient en fonction des besoins et de la technologie.
En bref, un logiciel qui vous facilite la vie, qui gère les appartements en toute sécurité, facilement et de manière professionnelle.
Nous espérons vous avoir aidé à mieux comprendre ce qu’est un logiciel de gestion de location d’appartements, à qui il s’adresse, quels sont les meilleurs sur le marché français, quels sont les avantages qu’il peut apporter et quel en est le coût approximatif.
De toute évidence, si vous avez une entreprise de gestion d’appartements de location saisonnière et que vous souhaitez la développer avec succès et contrôler toutes les tâches, il est de plus en plus difficile d’y parvenir sans ce type de logiciel. L’automatisation de chaque tâche est l’étape suivante.
Sachez que la concurrence va très vite, que la technologie est là pour durer et qu’elle progresse à une vitesse vertigineuse. C’est le meilleur moment pour sauter le pas et faire un saut qualitatif qui vous permettra d’offrir une qualité en termes de temps et de service, à la fois aux clients et aux propriétaires.
Si vous êtes à la recherche d’un autre logiciel de gestion de location de saisonnière, nous espérons vous avoir éclairé sur le marché actuel et vous avoir donné les meilleures options qui s’offrent à vous.
